Reboarding: goed geïnformeerd terug naar de werkplek

Door de coronacrisis werken veel organisaties op een andere manier dan voorheen, bijvoorbeeld door thuis te werken. Inmiddels nemen steeds meer organisaties kleine stappen in het terugkeren naar het werken op kantoor. Daarbij hoort een nieuwe manier van werken, volgens de nieuwe normen van de anderhalvemeter maatschappij. Organisaties moeten voorbereid zijn op het betrekken van hun medewerkers bij deze nieuwe realiteit. Deze aandacht voor de voorbereiding op de terugkeer naar kantoor wordt reboarding genoemd, een term die we nu vaak horen. Maar wat is reboarding precies en hoe richt je een goede reboarding in?

Wat is reboarding? 
Reboarding is het meenemen van medewerkers in de transitie naar een nieuwe realiteit. Medewerkers komen terug nadat zij een (lange) periode niet actief zijn geweest binnen de organisatie, bijvoorbeeld door (zwangerschaps)verlof of uitval. In de huidige (corona)tijd heeft dit begrip een nieuwe betekenis gekregen. Reboarding betekent nu vooral dat je medewerkers meeneemt in de verandering die nodig is om het werk veilig, gezond en prettig voort te zetten. 

Aspecten van reboarding 
Reboarding gaat dus om het meenemen van medewerkers in de aanpassingen om het werk weer op een verantwoordelijke wijze te laten plaatsvinden. Binnen het praktische aspect van reboarding ligt de nadruk vooral op de aanpassingen van de kantooromgeving. Denk aan veranderingen in regels en procedures. Zoals regels voor het juiste gebruik van werkplekken en kantoorruimtes, looproutes, (aangepaste) werktijden en hygiënerichtlijnen. Binnen het sociale aspect van reboarding gaat het vooral om het opnieuw aangaan van de verbinding. Veel medewerkers hebben een lange tijd op afstand samengewerkt met collega’s. Om het werk weer te kunnen voortzetten en medewerkers te verbinden met de organisatie is aandacht voor het sociale aspect belangrijk. 

Reboarding vraagt dus om het herinrichten van bepaalde processen, procedures en manieren van communiceren en samenwerken. Maar hoe kan deze herinrichting worden vormgegeven? 

Fases van reboarding 
In een verandering waar veel staat te gebeuren, is het goed om de huidige medewerkers als nieuwe medewerkers te zien. Investeer in een reboardingprogramma waarin je alle medewerkers meeneemt in de nieuwe realiteit en hen ondersteunt tijdens de verschillende fases van de verandering. Bij de inrichting van een goede reboarding kan – net als bij onboarding – onderscheid worden gemaakt in de volgende fases:

1. Voorbereiding
De terugkeer van de medewerkers vraagt om een goede voorbereiding. Zorg de alle medewerkers vooraf goed geïnformeerd zijn over de (gedrags)veranderingen en regels op kantoor. Licht het proces van de terugkeer naar kantoor duidelijk toe. Geef daarbij aan welke ondersteuning zij kunnen verwachten van de organisatie. Deze communicatie kan op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief, e-learning, webinar of videoboodschap.

2. Eerste dag/eerste week
Op de eerste dag en in de eerste week vindt de daadwerkelijke terugkeer van de medewerkers naar de werkplek plaats. Zorg op de eerste dag voor een persoonlijk en warm welkom, zodat medewerkers zich opnieuw thuis voelen binnen de organisatie. Kijk in de eerste week samen terug op de afgelopen periode en geef medewerkers ruimte om ervaringen te delen. 

3. Eerste maand(en) 
De eerste maand is een belangrijke periode om vooruit te kijken. Bedenk samen welke manier van werken prettig is voor in de toekomst. Deel succeservaringen en kijk naar de mogelijkheden om dit op kantoor voort te zetten. Daarnaast is, net als bij onboarding, de ruimte voor de inbreng van nieuwe ideeën in deze periode van belang. Bied ruimte voor het ontstaan van een ‘nieuw normaal’. 

Samenvatting/tips 
Reboarding brengt, net als onboarding, weer een nieuwe wederkerige relatie tussen de organisatie en de medewerkers tot stand. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich echt welkom voelen ondanks de genomen maatregelen? 

Wij hebben de volgende tips: 

• Luister naar je medewerkers. Luister naar de ervaringen en behoeften van de medewerkers. Wat hebben zij nodig van de organisatie?  
• Neem het management mee in de veranderingen. De directie en het management hebben een voorbeeldrol. Van hen wordt verwacht dat zij klaarstaan voor medewerkers. Zij gaan ontdekken hoe zij het team het beste mee kunnen nemen in het proces. 
• Wees transparant in de communicatie. Maak actualiteiten voor alle medewerkers snel en toegankelijk. Informeer je medewerkers met pushberichten over het belangrijkste nieuws.  
• Het borgen van de opvolging van de nieuwe regels is belangrijk. Blijf daarom duidelijk communiceren, hoor medewerkers aan en blijf de verbinding onderling opzoeken. 

Samengevat richt reboarding zich op de terugkeer naar de werkplek. Het is belangrijk dat iedereen medewerker gezond is en blijft en op de hoogte is van de nieuwe regels en zijn of haar werk weer goed kan doen. Ben jij al klaar voor deze transitie naar een nieuwe realiteit? 

Dit was een bijdrage van Daniëlle Roodbol en Inge Wittenrood.