"Bij de implementatie van een academie is het belangrijk om mee te bewegen met de praktijk"

Marieke Megens is L&D-expert bij L&D Talents en vertelt in de kennissessie Master aan het woord over Academie implementatie. Dit doet ze aan de hand van haar interim opdrachten als Implementatiemanager bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en als L&D Adviseur bij Schiphol. “Het ontwerpen en implementeren van een Academie is altijd maatwerk, er is geen standaardmodel. Wel zijn er belangrijke elementen die altijd van belang zijn, zoals structuur, het hebben van een doel en laten zien wat je doet.”

Eerst wat achtergrond: je werkt al bijna 20 jaar bij L&D Talents, wat heb je zoal gedaan?
Lacht: “Best veel! Ik heb voor ruim 30 opdrachtgevers als L&D-expert gewerkt. De precieze invulling en je positie hierin verschilt per interim opdracht. Je speelt altijd in op wat de opdrachtgever precies nodig heeft en hoe je de meeste meerwaarde kunt bieden. Het bevalt me goed om dit als externe te doen, je hebt namelijk een iets andere positie dan wanneer je intern adviseur zou zijn. Mensen staan meer open voor je en luisteren met ‘een ander oor’ naar je.”

Je werkte een tijdje aan twee opdrachten tegelijk, bij Schiphol en de IND. Wat deed je precies bij Schiphol?
“Ik werkte in het L&D team, dat toevallig werd geleid door een oud-collega van L&D Talents. Zij was eindverantwoordelijk, ik had meer de rol van sparringpartner. Dit hield in dat ik onder andere meedacht over hoe we de L&D afdeling gingen opzetten: wat is ervoor nodig, wat voor soort mensen zet je in en wat moeten ze doen? Ik heb de impact van de coronacrisis van dichtbij meegemaakt. Professioneel was dit super interessant: het leidde tot een grote reorganisatie, maar gaf ook een mooie kans voor onze L&D afdeling om de plannen goed uit te werken – Building Back Better noemden we dit intern. Het cliché is dan ook zeker waar: Never waste a good crisis.”

Bij de IND was je een academie aan het implementeren. Hoe pakte je dit aan?
“Bij de IND was ik eindverantwoordelijk voor het onderdeel Academie, binnen de grotere arbeidsmarktstrategie. We zijn begonnen met ontwerpen: wat is de academie, wanneer is het klaar, hoe ziet het eruit als het ‘af’ is? Een belangrijk verschil tussen een academie en een ‘gewone’ afdeling Opleidingen is dat je als academie altijd focust op het bijdragen aan de strategie van de organisatie. Je kijkt dus niet alleen naar hoe werknemers hun functie goed kunnen uitvoeren, maar start altijd met hoe je het doel van de organisatie kunt ondersteunen. We hebben hiervoor vijf pijlers opgesteld die zorgen voor structuur. Dit werd goedgekeurd door de directie en daarna konden we starten met de implementatieplannen.”

Welke pijlers gebruikte je bij de Academie en hoe zorgde dit voor structuur?
“De vijf pijlers waren Eén loket, Actueel aanbod, Afdeling met focus, Centrale locatie en Digitalisering & data. Hier hadden we projectteams voor ingericht en we hadden hier vier faculteiten voor opgezet. Het totale team bestond uit 28 FTE – wat in de praktijk inhoudt dat er 50 man betrokken was. De gemeenschappelijke taal van de pijlers en de focus in de faculteiten verbond deze mensen: ze wisten bij welk onderdeel ze hoorden en begrepen wat de kaders en scope waren. Voorheen deed iedereen álles, waardoor ze bijna als kip zonder kop rondrenden in de drukte. Door de structuur en een duidelijk doel kregen ze goed inzicht in wat ze deden, waarom ze het deden en wat het concreet opleverde.”

Hoe zorg je dat de plannen worden gedragen door de organisatie?
“De grootste uitdaging is om mensen zo goed mogelijk te blijven meenemen in de plannen en waar je staat. Daarom hielden we ‘Be good and tell it’ aan zodat iedereen de voortgang zag. Onze Communicatiemanager was hiervoor bezig met ‘wat vertel je aan wie, wanneer en op welke manier’, om zo het fundament van onderaf op te bouwen. Het Miro-board hielp ook in het enthousiasme. Dit is een online tool om samen te werken aan projecten. Je ziet live dat anderen bezig zijn en wat er allemaal al gedaan is, wat enorm inspireert. Daarnaast hielp Agile werken bij het creëren van draagvlak.”

Hoe zet je Agile werken in voor de implementatie?
“We gebruikten de krenten uit de pap van Agile werken om een sfeer neer te zetten van ‘gewoon beginnen’ en dat fouten maken oké is. Elke week deden we daarom een stand-up met de projectleiders om te vertellen wat we hadden gedaan en welke belemmeringen er waren voor vervolgstappen. Na drie weken deden we een demo – nu online, waardoor iedereen makkelijk kan aanhaken – waar iedere faculteit en iedere pijler liet zien hoe het ervoor stond. Een plan kan nog zo fantastisch zijn, de praktijk is altijd weerbarstiger. Daarom zochten we continu de middenweg tussen het Agile ‘just do it’ en het maken van plannen en inrichten van governance. Het is dan zaak om niet het plan weg te gooien, maar mee te bewegen en bij te sturen waar nodig.”

En dan als kers op de taart... Na de strijd aan te zijn gegaan met 12 andere genomineerden won de IND Academie in december van 2022 de Develhub Award voor Beste Leerorganisatie van het jaar. De criteria om je een leerorganisatie te mogen noemen zijn niet de minsten: (1) het koppelen van de ontwikkelbehoefte aan de organisatiedoelstellingen, (2) een palet van eigentijdse leerinterventies aanbieden, (3) het lerend vermogen van de organisatie vergroten, en (4) het borgen van het leren en meetbare impact realiseren. En op al die criteria heeft de IND gescoord. Uiteraard zijn we daar bij L&D Talents ook enorm trots op.