‘Als je als onderwijskundige gaat inkopen, moet je 2 à 4 jaar vooruitdenken’

Ketrin Yilmaz en Brechtje van Driel werken sinds 2018 en 2017 als L&D Expert bij L&D Talents. Tijdens de interne kennissessie ‘Master aan het woord’ vertelden zij over de drie fases van onderwijskundige inkoop, met de focus op het inkoopproces bij de overheid. ‘Als je besluit te gaan inkopen, is het belangrijk dat je je heel goed voorbereidt. Anders kun je later in het proces tegen problemen aanlopen.’

Is inkopen een ingewikkeld proces?

‘Inkopen is een vak apart’, vertelt Ketrin. ‘Als je binnen een overheidsinstelling wilt inkopen, krijg je te maken met veel wet- en regelgeving. Daar is niet altijd iedereen zich van bewust. Je moet van tevoren heel goed nadenken over bepaalde zaken. Denk bijvoorbeeld aan: hoe groot is de doelgroep? En: hoe vaak en hoe lang verwacht ik de cursus of opleiding af te nemen? Je moet eigenlijk al 2 tot 4 jaar vooruitdenken, want als een opleiding een succes is, kun je niet zomaar verlengen.’

‘Op het moment dat je als onderwijskundige hebt bepaald dat er binnen een organisatie een leervraag is en dat je de leeroplossing niét zelf gaat ontwikkelen maar gaat inkopen, doorloop je drie fases: de voorbereidende fase, de uitvoerende fase en de implementatie fase. Wij hebben tijdens de ‘Master aan het woord’ vertelt over de aandachtspunten per fase en ingezoomd op de rol van de onderwijskundige. Deze fases gelden overigens niet alleen voor overheidsinstellingen, maar kun je ook inzetten in het bedrijfsleven.’

Wat voor soort inkopen doet een onderwijskundige?

Brechtje: ‘Dat is heel divers. Het kan om een eenmalige training gaan, maar ook om het ontwikkelen van een groot programma van een aantal maanden met verschillende modules. Ook een e-learning, een LMS (Learning Management Systeem) of een trainer of coach behoren tot de mogelijkheden. Als voorbeeld gebruiken we nu het inkopen van een opleiding.’

Wat gebeurt er in de voorbereidende fase?

Ketrin: ‘Als je gaat inkopen is het belangrijk dat je het beschikbare bedrag en/of inkoopvolume weet. Dit bepaalt namelijk de keuze voor de inkoop die je gaat doen. Daarnaast moet je altijd de afdeling inkoop van een organisatie erbij betrekken. Zij zijn op de hoogte van alle inkoopregels en contracten die eventueel lopen. Je kunt bijvoorbeeld niet zomaar een opleiding inkopen als er raamovereenkomsten met andere leveranciers zijn afgesproken. Als onderwijskundige moet je van tevoren ook goed bedenken: wat willen we en wat verwachten we van de leverancier? Samen met je projectteam, bestaande uit de afdeling inkoop, inhoudsexperts en eindgebruikers, stel je een Request for proposal (RFP) op. Hierin staan alle eisen die een leverancier nodig heeft om een voorstel te kunnen doen. Denk hierbij aan een omschrijving van hoe het programma eruitziet, hoeveel uren het mag duren, en de eisen aan de trainers. Het is belangrijk om de eisen SMART te omschrijven, dit helpt je later in de beoordeling van de geïnteresseerde leveranciers.’

Wat kun je doen als je wilt inkopen in een markt die je niet zo goed kent?

Brechtje: ‘Dan kun je in deze fase ook een marktonderzoek doen. Dit kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld online research doen om te onderzoeken wat er is qua aanbod en/of leveranciers. Een andere optie is om een aantal leveranciers uit te nodigen en met hen in gesprek te gaan om te kijken wat zij precies aanbieden en welke ideeën zij hebben. Soms heb je echt specifieke kennis nodig. Je kunt dan de leveranciers die het best passen bij de leervraag een RFP versturen.’

Daarna komt de uitvoerende fase. Wat doe je hier?

Brechtje: ‘Leveranciers krijgen een aantal weken de tijd om een voorstel te schrijven. Als dat voorstel binnenkomt, gaat de afdeling inkoop eerst controleren of aan alle harde eisen voldaan is. Vervolgens krijg je als onderwijskundige samen met het projectteam de voorstellen te zien. Eerst beoordeel je individueel. Daarna kom je samen om een keuze te maken. Soms gaat dat heel snel, omdat iedereen er hetzelfde over denkt. Maar soms kun je hier ook een hele dag mee bezig zijn, omdat de meningen erg uiteen lopen. Je moet hier met elkaar uitkomen. Zorg in ieder geval altijd dat je de beoordeling heel goed beargumenteert, want je moet het terugkoppelen naar de leveranciers in de afwijzingsbrieven.’

Ketrin: ‘Na het versturen van de gunning- en afwijzingsbrieven, begint de Alcatel-termijn. Hierin hebben de afgewezen leveranciers de tijd om te reageren op de gunningsbeslissing. Gebeurt dit niet? Dan vindt na 20 dagen de definitieve gunning plaats.’

Tot slot volgt de derde fase: implementatie & borging. Wat houdt implementatie in?

Brechtje: ‘Die begint met een kick-off. Je maakt kennis met elkaar en bespreekt wat er gedaan moet worden, wat de planning is, wie waar verantwoordelijk voor is en hoe je gaat ontwerpen en ontwikkelen. Dit moet je van tevoren dus niet te strak afbakenen in je RFP, want leveranciers willen nog wel wat creativiteit en visie inbrengen over hoe het eruit gaat zien. Als onderwijskundige kijk je hier heel kritisch op mee.’

Ketrin: ‘Hierna ga je het Learning Management Systeem (LMS) inrichten. Vele organisaties hebben een LMS waar alle opleidingen en e-learnings voor medewerkers terug te vinden zijn. Vervolgens moet je zorgen voor een goede communicatie richting de doelgroep van de opleiding. Denk hierbij aan de inzet van e-mailings, het intranet of een brochure.’

En daarna ga je de opdracht borgen?

Brechtje: ‘Klopt. Nadat een opleiding voor de eerste keer is gegeven, ga je evalueren. Hoe is het gegaan? Hoe beoordelen de deelnemers de cursus en de trainer? Waar lopen zij of jij tegenaan? Daarna ga je meestal 1 of 2 keer per jaar evalueren. In het begin evalueer je met name om de inhoud te finetunen en om te ontdekken of inderdaad de juiste werkvormen zijn gekozen voor de doelgroep. Die bevindingen komen in het managementrapport te staan.’
 
Ketrin: ‘In deze fase is contractmanagement ook heel belangrijk. Dit is de verantwoordelijkheid van de afdeling inkoop. De opleiding is ingekocht voor een bepaald bedrag en voor een bepaalde periode. Maar als het budget al ‘op’ is voor het einde van de looptijd, bijvoorbeeld omdat het onderwijs door succes vaker is ingezet, moet de afdeling inkoop hier tijdig melding van maken. Je gaat vervolgens met de afdeling inkoop om de tafel voor een oplossing. Vaak moet je opnieuw aanbesteden. Daarom is het dus ook zo belangrijk dat je hier in de voorbereidende fase al goed over nadenkt: hoelang denk je dat het project duurt én hoe succesvol het wordt?’

Hoelang duurt die voorbereidende fase eigenlijk?

Brechtje: ‘Dit varieert en is afhankelijk van het soort inkoop dat je doet. Bij een kleine inkoop is het een maand, bij een grote aanbesteding begin je soms zelfs al een jaar van tevoren. Maar, goed voorbereiden is het halve werk. Want als je je goed voorbereidt en overal goed over hebt nagedacht, kan alles wat daarna komt, vlot en snel gaan.’

Hebben jullie zelf wel eens iets meegemaakt wat het proces vertraagde?

Ketrin: ‘Ik heb wel eens meegemaakt dat ik later bij een inkooptraject van een organisatie betrokken werd. Geen enkele leverancier had gereageerd op de RFP. Ik ben toen gesprekken gaan voeren met deze aangeschreven leveranciers. Het bleek dat de RFP te veel was dichtgetimmerd. Er was amper mogelijkheid voor eigen inbreng.’

Wat is nog meer belangrijk in de borgingsfase?

Brechtje: ‘Prestatiemanagement. Hoe presteert de leverancier? Sluit het onderwijsprogramma goed aan bij de doelgroep? Zijn de deelnemers tevreden? Communiceert de leverancier duidelijk en komen ze hun afspraken na? Daarnaast wordt ook gekeken of de opdrachtgever zijn deel van de overeenkomst nakomt. Een contract sluit je immers samen af. Deze gesprekken doet de afdeling inkoop overigens, maar de L&D Expert geeft wel input. De L&D Expert bewaakt de inhoud, de afdeling inkoop het proces.'