Zelforganisatie is een keuze

Zelforganisatie is tegenwoordig een hot item. Maar kun je zelforganisatie altijd toepassen, of is het niet overal geschikt? Wij vroegen het aan onze Interim Manager Nienke Sikkema. Zij heeft hier een stellige mening over: “Zelforganisatie is een keuze. Het is niet een thema zoals blended learning of de digitale transformatie; een beweging die om ons heen is en een antwoord vraagt. Zelforganisatie is een bewuste keuze die je maakt.”

Voor wat voor teams is zelforganisatie dan geschikt?

“Zelforganisatie moet een keuze zijn die past bij de ontwikkeling van het team. In het boek ‘Reinventing organizations’ geeft Frederic Laloux aan dat is vastgesteld dat teams meer behoefte hebben aan autonomie. Zelforganisatie is een invulling daarvan. Dit kan goed werken, als teams daaraantoe zijn. Bij het begrip zelforganisatie hebben mensen regelmatig allerlei beelden, die uiteen lopen, maar zelforganisatie is niet geschikt voor elk team. De resultaten kunnen heel erg wisselen, van heel positief tot heel negatief. Voordat je eraan begint, moet je dus heel goed kijken naar wat de voordelen en de nadelen zijn en wanneer je het wel moet doen en wanneer niet. Maar als een team meer zelf wil bepalen en beslissen, dan is zelforganisatie het perfecte instrument. Het kiezen voor zelforganisatie is vaak een wisselwerking tussen het team en de manager. Als de manager merkt dat het team meer behoefte heeft aan autonomie, dan kan dat een perfecte aanleiding zijn.”

Wat houdt zelforganisatie eigenlijk in?

“Ik zie zelforganisatie als een toenemende mate van autonomie voor teams. Dat is overigens wat anders dan zelfsturing. Zelfsturing impliceert dat teams zonder leidinggevende elkaar moeten beoordelen, samen het salaris moeten verdelen, enzovoort, dat is hier niet van toepassing. In mijn ervaring gaat dat vaak te ver vanwege de persoonlijke belangen. Zelforganiserende teams zijn samen verantwoordelijk voor het eindresultaat. Bij zelforganisatie krijgen teams kaders waarbinnen ze hun eigen invulling kunnen maken. Ze kunnen zelf binnen die kaders besluiten nemen, plannen maken, evalueren en bijstellen en rollen verdelen. Een belangrijk aspect is de samenwerking binnen het team en hoe dat af te stemmen onderling. De teamcultuur is een belangrijk element in die samenwerking. Dat kan op allerlei verschillende manieren, dus je moet rollen kiezen die passen binnen het team.”

Verloopt zo’n proces altijd hetzelfde?

“Ik heb ondertussen twintig jaar ervaring als manager en directeur en zie bij zelforganisatie eigenlijk altijd hetzelfde proces. Doorgaans verloopt zo’n verandering volgens de fases uit het model van Tuckman; forming, storming, norming, performing. In het begin heeft het team heel veel energie om alles aan te pakken, ze zijn heel enthousiast. Dan komt de fase dat knopen zijn doorgehakt, dat de ideeën er zijn en dan wordt het taaier. Alles is anders, je moet doorgaan, volhouden. Deze zoektocht kan wat pijnlijk zijn, het is confronterend, je gaat dingen doen die je niet eerder gedaan hebt. Dat is onzeker. In de volgende fase komt er meer duidelijkheid en rust, het team krijgt nieuwe normen en een nieuwe identiteit in de cultuur. Als het team dan nog verder doorgroeit, gaan ze de normen bepalen en hun eigen ontwikkeling zelf verder vormgeven.

Wat is de rol van de manager bij zelforganisatie?

“Zelforganisatie vereist in het leiderschap een andere manier van benaderen. Het is belangrijk als leider of directeur mensen in hun kracht te laten komen en mensen meer vertrouwen geven. Bij zelforganisaties zijn de drie R-en heel belangrijk in het leiderschap: richting, ruimte en rugdekking. En de twee V’s verbinding en vertrouwen.Het betekent ook dat je je als manager constant moeten aanpassen. Je begint sturend, dan ben je alleen nog maar een sparringspartner en in de laatste fase moet je vooral dicht bij je team staan en ben je coach.”

Wat is het voordeel van zelforganisatie?

“Teams ervaren dat ze autonoom zijn en dat ze zelf sturing kunnen geven aan hun eigen ontwikkeling en ruimte. Ervan uitgaand dat mensen behoefte hebben aan autonomie, levert het een groei in  werknemerstevredenheid op én een hogere performance. Uit enquêtes in het onderwijs blijkt ook dat studenten het onderwijs hoger waarderen bij zelforganiserende organisaties. Docenten staan met meer plezier voor de klas, ze ervaren eigen autonomie, ze kunnen niet alleen hun eigen lessen vormgeven maar ook hun andere werkzaamheden en rollen en voelen zich daarin gesteund. Er is richting, ruimte en rugdekking. Het is een uitdaging om de slag te maken, maar eenmaal daar, levert het een fijnere werkomgeving en betere prestaties op.”