Gestructureerd leren en ontwikkelen met de Dagelijkse Operatie (DO) Academie van ProRail

De afdeling Dagelijkse Operatie (DO) van ProRail speelt een essentiële rol in het dagelijks functioneren van het spoorwegennetwerk. Om te garanderen dat de medewerkers goed opgeleid zijn, heeft de afdeling in samenwerking met L&D Talents de DO Academie opgezet. Gebiedsmanagers Laura Hiddinga en Christian Janssen delen hun ervaringen, samen met Abbie Vanhoutte en Marloes Hukema, beiden L&D Expert bij L&D Talents.

De afdeling Dagelijkse Operatie is bij ProRail verantwoordelijk voor klein onderhoud en storingsherstel. Zij zorgen dat storingen snel worden verholpen, zodat het treinverkeer soepel blijft verlopen. Tien gebiedsteams onderhouden de contracten met onderhoudsaannemers. Laura (gebied Noord) en Christian (gebied Oost) besturen elk een van deze teams en zijn in hun rol verantwoordelijk voor de opleiding en ontwikkeling van medewerkers.

Onduidelijkheid over ontwikkelpad en competenties van medewerkers

Voordat de DO Academie werd opgericht, was kennis binnen de afdeling niet goed vastgelegd. “Mensen vertrokken snel”, vertelt Laura. “Ze hadden geen helder beeld van hun rol en wat er van hen werd verwacht. Bovendien was er geen uniform opleidingsplan. Dat zorgde ervoor dat (begeleiders van) nieuwe medewerkers vaak zelf het wiel opnieuw moesten uitvinden.”

Christian: “Ook het ontwikkelpad was onduidelijk. Medewerkers stroomden door zonder precies te weten aan welke eisen ze moesten voldoen. Wij wisten zelf ook niet goed welke competenties de medewerkers nodig hadden om zich te ontwikkelen binnen de organisatie.”

DO Academie: eerst pilot met 5 leerlijnen

Zo ontstond het idee voor de DO Academie, een gestructureerde leeromgeving voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers. Om dit voor elkaar te krijgen, besloten ze om externe expertise aan te trekken. Laura: “We hebben L&D Talents gevraagd om een pilot op te zetten met leerlijnen voor 5 functies. Toen dat succesvol bleek, hebben we een aanbesteding uitgezet voor aanvullende leerlijnen wat resulteerde in de oprichting van de DO Academie. L&D Talents kwam daarbij als beste uit de bus en Abbie, Marloes en andere L&D experts hebben toen ook de DO Academie verder uitgewerkt en opgezet.”

Christian is blij met deze keuze. “De samenwerking verliep direct uitstekend. Abbie was bekend met onze organisatie en de leerlijnen. Dat gaf ons het vertrouwen dat we nodig hadden.”

Format ontwikkeld op basis van kennis, vaardigheden en competenties

De uiteindelijk 19 leerlijnen binnen de DO Academie zijn zorgvuldig samengesteld. Abbie was hier vanuit L&D Talents vanaf het begin bij betrokken: “We hebben een format ontwikkeld op basis van kennis, vaardigheden en competenties. De leerlijnen richten zich dus niet alleen op wat medewerkers moeten weten, maar ook op wat ze moeten kunnen en wat ze in de praktijk ook daadwerkelijk moeten doen (gedrag). Op basis hiervan hebben we vervolgens diverse passende leeractiviteiten uitgekozen en ontwikkeld. Deze hebben we vervolgens in een tijdlijn geplaatst, zodat medewerkers zicht hebben op hoe ze zich kunnen ontwikkelen vanaf hun inwerkperiode tot aan senioriteit in de rol.”

“We wilden dat iedere medewerker zich op zijn of haar eigen manier kan ontwikkelen”, vervolgt Marloes. “Daarom hebben we bewust gekozen voor een mix van leervormen, zoals e-learnings, learning-on-the-job ondersteuning (werkplekleren), onboardingsgidsen, meeloopstages en intervisie. Alles is toegankelijk via een gebruiksvriendelijke SharePoint-pagina, waar medewerkers zelf hun leertraject kunnen samenstellen op basis van hun ervaring en leerbehoeften.”

Vakinhoudelijke experts inzetten voor de inhoud van de leerlijnen

Een belangrijk onderdeel van de leerlijnen is de inzet van kenniskringen, die bestaan uit vakinhoudelijke experts. Laura legt uit: “Samen met deze experts hebben we bepaald wat iemand moet kunnen en leren gedurende zijn of haar loopbaan, en in welke volgorde.”

Abbie benadrukt het belang van deze kenniskringen: “Ze zijn van onschatbare waarde. De experts konden ons alles vertellen over hun functie en de uitdagingen in de dagelijkse praktijk. Wij hebben die verhalen en ervaringen geabsorbeerd en vertaald naar wat nodig is voor de functie en welke ontwikkelmogelijkheden daarbij horen. Gedurende het ontwikkelingsproces gaven ze continu feedback, waardoor we de leerlijnen konden aanscherpen en verbeteren.” Marloes voegt er aan toe: “De kenniskringen zorgen er ook voor dat de leerlijnen actueel blijven, met aanpassingen voor bijvoorbeeld nieuwe regelgeving en technologische ontwikkelingen. Dit maakt de leerlijnen toekomstbestendig.”

“De kenniskringen hebben ook enorm bijgedragen aan het draagvlak voor de leerlijnen”, vult Christian aan. “Vroeger hoorden we vaak dat opleidingen weinig opleverden. Dat geluid is nu verstomd, omdat de mensen die zelf het vak uitoefenen, ook invloed hebben op de ontwikkelmogelijkheden die we aanbieden.”

Geen zorgen meer over opleiden van medewerkers

De 19 leerlijnen worden inmiddels actief gebruikt. Christian is blij met het resultaat. “Ik vind het prettig dat ik me geen zorgen meer hoef te maken over het ontwikkelen van de medewerkers. Het is nu duidelijk welke competenties en kennis mijn teamleden moeten ontwikkelen. Bovendien weten we zeker dat iedereen dezelfde basiskennis en -vaardigheden opdoet.”

Laura sluit zich hierbij aan. “Vroeger leerden mensen het vak wel, maar de kwaliteit en begeleiding verschilden enorm. Nu kunnen mensen de kennis die ze nodig hebben uit de leerlijn en bijbehorende documenten halen, en gebruiken dit als een naslagwerk.”

Co-creatie tussen ProRail en L&D Talents verliep prettig

De samenwerking tussen ProRail en L&D Talents verliep heel prettig. “Het was echt een co-creatie”, zegt Christian. “L&D Talents nam veel werk uit handen en zorgde voor de structuur. Het was fijn om met een professionele partij samen te werken die precies wist hoe ze dit moesten aanpakken. Dat gaf ons rust.”

Marloes valt bij: “We hebben samen iets opgebouwd dat duurzaam is. Het was een groot project, waarbij we vanuit L&D Talents met meerdere experts tegelijk aan de leerlijnen werkten. Hierdoor konden we de leerlijnen continu verbeteren, wat de kwaliteit aanzienlijk heeft verhoogd.”

Abbie vult aan: "Christian en Laura hebben vanaf het begin gezorgd voor draagvlak binnen de organisatie. Zonder hun betrokkenheid was het traject niet zo succesvol geweest.”

Projectleider DO Academie houdt leerlijnen actief

Om de leerlijnen actief te houden, heeft ProRail een projectleider DO Academie aangesteld. Laura vertelt: “Deze persoon zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers worden aangemeld, de leerlijnen volgen en dat alles onder de aandacht blijft bij de gebiedsmanagers.”

De aanpak van de afdeling heeft inmiddels ook de aandacht getrokken van andere afdelingen binnen ProRail. “We zijn bij verschillende afdelingen geweest om de leerlijnen te promoten”, zegt Laura. “Het idee leeft nu om dit model ook in te zetten voor de centrale onboarding binnen ProRail. Ons enthousiasme werkt aanstekelijk.”