Scrummen bij L&D: Hoe werkt dat?

Agile werken is niet meer weg te denken. Vanuit de IT- en designhoek heeft het zich als een olievlek over alle sectoren verspreid. Ook op L&D-afdelingen wordt er momenteel volop Agile gewerkt. L&D Talentser Kylian Poorthuis is ervaringsdeskundige en deelt zijn actuele inzichten en ervaringen.

Agile staat voor wendbaar en flexibel. Omdat de wereld om ons heen steeds sneller verandert, moeten afdelingen hier ook steeds sneller op inspelen. Kylian: “Dat merken L&D-afdelingen ook. Steeds vaker krijgen ze verzoeken vanuit de business die vragen om een kortere time-to-market benadering, om sneller in te spelen op veranderende situaties in de business.” Agile maakt de L&D-afdeling lenig om snel, direct en stapsgewijs tot deliverables te komen, daarvan te leren en zo continu tot veranderingen te komen. Ook de eindgebruiker, die continu centraal staat, leert voortdurend tijdens het proces.

De bekendste Agile werkmethode is Scrum. Volgens grondlegger Jeff Sutherland kunnen bedrijven met behulp van Scrum ‘twee keer zoveel doen in de helft van de tijd’. Kylian vergelijkt Agile werken met de meer traditionele manier van projectmatig werken.

• Van grote, langdurige projecten, naar (veel) kleinere kort-cyclische (deel) producten
• Van een overlegcultuur, naar een outputcultuur
• Van onduidelijkheid en beperkt consensus management, naar inzicht in prestaties en acties
• Van stilzwijgen, naar het regelmatig geven en accepteren van eerlijke feedback

Projecten in mootjes hakken

“Bij Scrummen gaat het anders. Projecten worden opgedeeld in kleine stapjes. Deze worden stap voor stap uitgevoerd door het Scrumteam. Voor elke stap staat een vaste doorlooptijd, meestal twee of drie weken. Dat heet een sprint. We streven iedere sprint naar het leveren en verbeteren van een Minium Viable Product (MVP). De Product Owner vertelt aan de teamleden welke User Story de hoogste prioriteit heeft. Het Scrumteam werkt dit vervolgens uit in taken die daarbij horen. Het team bepaalt zelf welke taken het gaat uitvoeren tijdens de sprint. Dat levert focus en commitment op. Doordat de teamleden zelf bepalen wat ze gaan doen, hebben zij zelf ook de controle over de haalbaarheid.”

Kylian legt uit dat het Scrumteam tijdens een sprint een paar keer per week een kwartiertje bij elkaar komt tijdens de Daily Stand-up. “In deze korte bijeenkomst geeft ieder teamlid antwoord op drie vragen: ‘Wat heb je gisteren gedaan?’, ‘Waar staat je in de weg om een afgesproken taak af te ronden?’ en ‘Wat ga je vandaag doen?’ Door deze vragen te bespreken hebben alle teamleden inzicht in elkaars activiteiten. Je weet wat er speelt, het versterkt de betrokkenheid en je daagt elkaar uit, wat bijdraagt aan het verhogen van de kwaliteit van het proces en product.”

Evaluatie per sprint 

Aan het eind van elke sprint kijken we met het hele team tijdens de Retrospective terug op het proces en de samenwerking. De Retrospective resulteert in concrete verbeteracties voor de komende sprint.

Kylian benoemt de drie rollen die bij Scrummen horen: de Scrum Master of Agile coach, de Product Owner en teamleden/ Squad members. “De Product Owner werkt in de eerste plaats gewoon als teamlid in het Scrumteam, dus niet als leidinggevende. Hij vertegenwoordigt de opdrachtgever en communiceert met alle stakeholders, coördineert de werkverdeling en bepaalt de benodigde kwaliteit en capaciteit. Het zelforganiserende karakter van het Scrumteam is essentieel voor succesvol Scrummen.”

Focus 

Het is volgens Kylian erg belangrijk dat direct betrokken stakeholders respecteren dat de Product Owner beslissingen neemt. “Door de keuzes bij één persoon te leggen, is er meer focus en zorg je er voor dat ‘de trein dóór blijft rijden’. Je verzandt niet in eindeloze discussies over wie wat belangrijk vindt en wat de uiteindelijke vervolgkeuzes zijn.”

Van het begin af aan moet steeds goed duidelijk zijn wat de wensen zijn van ‘de klant’. “Ook dat is de taak van de Product Owner. Hij beheert de Product Backlog. Dat houdt in dat hij de prioriteitenlijst aan wensen vaststelt en zorgt dat je Product Backlog altijd actueel is. Ook omschrijft hij wat er moet worden opgeleverd. Dat zorgt ervoor dat het Scrumteam weet wat er moet gebeuren. Bovenaan de Product Backlog staan de items met de hoogste prioriteit. Zo weet je altijd waar de focus van het Scrumteam moet liggen en kun je de capaciteit van het team daarop aanpassen.”

Bijsturen waar nodig

De voordelen van Scrummen zijn, volgens Kylian, dat de ‘klant’ de voortgang ziet en steeds tussentijds feedback kan geven. “Zonodig kan er direct worden bijgestuurd. Met Scrum kun je dus heel flexibel op de behoeften van de klant inspelen, ook als die in de loop van het traject veranderen. Scrum is voortdurend een proces van uitdagen en bijsturen.”

Wat brengt Agile werken extra ten opzichte van projectmatig werken? 

“Vroeger kreeg je een opdracht met een einddatum en stemde je hierover af met je opdrachtgever en ging je met dat project op eigen houtje aan de slag. Je liet anderen vooral niet te veel meekijken, want al die meningen leidde vaak tot vertraging. Bij Agile werken is de verantwoordelijkheid van een project niet bij het individu maar bij het Scrumteam belegd. Je bent als Scrumteam verantwoordelijk om producten te realiseren. Dat maakt dat je ook als team kan versnellen, je elkaar meer uitdaagt en tot creatievere leeroplossingen komt. Hierdoor word je als L&D-afdeling dynamisch en kun je sneller leeroplossingen realiseren voor eindgebruikers.”

Wat heb je nodig voordat je kunt beginnen met Agile werken? 

Het allerbelangrijkste wat je als L&D-afdeling moet organiseren om dit model te laten slagen is het samenstellen van een end-to-end Scrumteam waarmee je leeroplossingen kunt realiseren. Een team dat een leeroplossing van analyse tot implementatie (end-to-end) kan realiseren. Hierbij zie ik een specifieke uitdaging voor L&D om ook de Subject Matter Experts (SME’s) toe te voegen aan het Scrumteam. Anders krijg je een situatie waarbij je vaak hoort: “We lopen vertraging op omdat de business niet heeft geleverd”. Stel jezelf dus eerst de vraag: “Wie hebben we nodig om een team te formeren waarmee we een end-to-end leeroplossing kunnen realiseren?”