De kernprocessen van leren in organisaties: alles valt of staat met goede logistiek
Strategie, onderwijskunde en logistiek zijn bepalend voor de kwaliteit van leerinterventies en voor de waarde die Learning & Development toevoegt aan een organisatie. In het begrippenkader van het PPL-model beschrijven we dit als de drie kernprocessen van leren en ontwikkelen. In dit artikel staat het proces ‘logistiek’ centraal.
Experts Lisanne Kooij en Sietske Goldenbeld behandelen in een reeks blogs de praktische toepassing van het PPL-model, voorbeelden uit de werkpraktijk en de verschillende posities en aandachtsgebieden van het model. L&D Talents heeft het PPL-model ontwikkeld om inzichtelijk te maken welke bijdrage leren en ontwikkelen levert aan een organisatie. In dit artikel lees je meer over het PPL-model.
Het leren ondersteunen
Bij het proces logistiek gaat het om het ondersteunen van leren en ontwikkelen met behulp van planning, een beheercyclus en registratie van leer-en ontwikkelactiviteiten. Organisaties die zich in de ad-hoc positie of kwantitatieve positie bevinden (zie hiervoor het PPL-model), regelen deze logistieke processen vaak onderhands. Denk bijvoorbeeld aan een manager die in Excel een overzicht bijhoudt met geldigheid van certificaten, of een onderwijskundige die op intranet iets leest over nieuwe wetgeving en op basis daarvan direct aanpassingen doet in een opleiding.
Zolang deze werkwijze ondersteunend is aan de organisatiedoelstellingen, is hier niks mis mee. Maar zodra de taakverdeling leidt tot inefficiëntie en ergernis, is dat een teken dat onderdelen van dit logistieke proces ingericht, aangepast en/of geoptimaliseerd moeten worden. Hieronder lees je waar je aan kunt denken.
Planning als visitekaartje
Een goede planning en organisatie zijn het visitekaartje van een opleiding. Het onderwijskundig ontwerp kan nog zo sterk zijn, als de organisatie een rommeltje is, staat de inhoud met 10 – 0 achter. Om te voorkomen dat een opleider veel tijd kwijt is aan reparatiewerkzaamheden, moet aan de voorkant helder zijn wie wat doet en wat de deelnemer van de opleiding kan verwachten.
Dat begint met afspraken over het inplannen, uitroosteren en uitnodigen van de deelnemers. Maar het gaat ook over het regelen van lesruimtes, het klaarzetten van de online leeromgeving en het aanleveren van studiematerialen. De vraag is dan natuurlijk: wie is hiervoor verantwoordelijk? Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan dat een planbureau zijn, een opleidingscoördinator of een medewerker bij wie dit in het takenpakket hoort.
Beheer als verbeterinstrument
Ook ‘beheer’ is belangrijk. Beheer gaat over het continu verbeteren van het leeraanbod en het kunnen garanderen van kwaliteit. Dit hangt sterk samen met de implementatie van opleidingen binnen de organisatie en gedeeld eigenaarschap. Hiervoor zijn minimaal twee personen nodig:
- Een contenteigenaar die verantwoordelijk is voor de vakspecifieke inhoud van een leeractiviteit. Deze persoon is het aanspreekpunt over de inhoud van een opleiding en houdt in de gaten of er veranderingen zijn binnen de organisatie en in wet-/regelgeving die hier invloed op hebben.
- Een producteigenaar die evaluatiegegevens verzamelt en analyseert en op basis van input van de contenteigenaar aanpassingen doorvoert in een leeractiviteit. Dit is vaak een onderwijskundige of adviseur Learning & Development.
Bij een volledig ingerichte kwaliteitscyclus (PDCA) zijn bovenstaande stappen een doorlopend proces, waarbij de L&D-afdeling als volwaardig partner continu in gesprek is over de opzet, inhoud en resultaten van leerinterventies. Deze volwassen positionering van L&D is voor veel organisaties een streven, waarbij zij leer- en ontwikkelactiviteiten strategisch inzetten ter verbetering van de organisatie.
Registratie als kwaliteitsmeter
Registratie van leer- en ontwikkelactiviteiten gaat over het formeel vastleggen wat iemand gedaan heeft aan opleidingsactiviteiten. Met andere woorden: over welke kwalificaties beschikt een medewerker? Afhankelijk van de positie van L&D binnen de organisatie, zijn er verschillende redenen om dit te doen:
-
Het is wettelijk verplicht, omdat een medewerker moet voldoen aan bepaalde eisen om het werk uit te mogen voeren. Bij veel technische bedrijven wordt dit de “Licence To Operate (LTO)” genoemd.
-
De organisatie wil een certificering behalen en aantonen dat het aan een kwaliteitsstandaard voldoet.
-
Het geeft de medewerker inzicht in diens eigen ontwikkeling, mogelijkheden tot groei en loopbaankansen.
-
Het geeft managers en teamleiders sturingsinformatie over de vakbekwaamheid van medewerkers en de teamsamenstelling.
Het PPL-model helpt om te zien en te begrijpen wat de huidige positie is van leren en ontwikkelen binnen jouw organisatie en wat je kunt doen om te zorgen dat de logistieke processen beter aansluiten op de gewenste positie.
Wil jij meer weten over het PPL-model? En ben je benieuwd of en hoe jouw organisatie dit model kan toepassen? Neem dan vrijblijvend contact op met Business Manager Eveline van der Schoot.
Ook verschenen in deze reeks:
