“Het was mij zonder Dolf niet gelukt deze stappen zo snel te zetten”

Natuurlijk kunnen wíj vertellen waarom onze interim-managers veel kennis en kunde in huis hebben, maar we horen de ervaringsverhalen liever van onze opdrachtgevers. Vandaag gaan we in gesprek met Anke Visser, Sectordirecteur Zorg, Welzijn en Sport van het Graafschap College in Doetinchem. Om de werkdruk van haar Sectormanager bedrijfsvoering te verlichten én mee te denken over de toekomst van deze functie, schakelde zij de hulp in van onze collega Interim Manager Dolf Reith.

En wat is het resultaat?

Dolf: “Voor de vakantie heb ik aangegeven wat mijn eerste bevindingen waren en waar ik mogelijkheden zag. Er waren twee oplossingsrichtingen. Het was zeker legitiem om er een 2^e Sector manager bedrijfsvoering naast te zetten. Maar ik zag ook dat de oorzaak van de workload heel duidelijk zat in de manier waarop de organisatie georganiseerd was. Dat was voor Anke een bevestiging dat wat zij ook zag, klopte.” Anke voegt toe: “Elke euro management is een euro die niet direct naar de student gaat. Onze voorkeur ging vooraf dus niet direct naar een extra manager erbij, maar naar het werk anders organiseren. De bevindingen van Dolf versterken ons daarin. Bij een andere sector heeft de sectordirecteur nu een vergelijkbaar vraagstuk. Dat bevestigt wel dat er wat moet gebeuren. Er is support om dit breder binnen het Graafschap College op te pakken.”

Anke: “Mijn sector heeft 4.100 studenten en een vrij groot sectormanagementteam met veel opleidingsmanagers. Naast dat ik sectordirecteur ben, doe ik veel ROC-brede projecten. Mijn rechterhand is de Sectormanager bedrijfsvoering. Dit was vier jaar geleden een nieuwe rol, en we waren nog zoekend hoe we deze in konden vullen. We worstelden met het feit dat de gewenste kwaliteit niet in de tijd past. Ik merkte dat het zo – na corona en midden in een grote verbouwing - niet langer kon en was bang dat mijn collega uit zou gaan vallen als er niets zou veranderen. Moeten we er structureel iemand naast zetten of moeten we de processen veranderen? Het leek ons zinvol met een interim manager te onderzoeken of co-management een oplossing was. Door de ervaring van Dolf kon mijn collega leren van zijn aanpak en tegelijkertijd konden we met frisse ogen kijken naar het vraagstuk.”

Dolf, hoe heb je deze opdracht aangepakt?

“Ik ben gestart na de meivakantie, waardoor ik voor het zomerreces de opdracht kon verkennen, eerste inzichten kon verkrijgen én teruggeven. Na het zomerreces hebben we ingezoomd op de specifieke opdracht. Die was drieledig: het ontzorgen van de Sectormanager bedrijfsvoering door zijn taken deels over te nemen, het sparren met hem over zijn eigen deskundigheidsbevordering, en het zoeken naar een oplossing op de lange termijn voor deze functie, specifiek voor deze sector, focussend op de relatie tijd en kwaliteit. Ik heb eerst verkend wat zijn vraag was, om daar bij aan te kunnen sluiten. Daarbij hebben we op een heel natuurlijke manier gewerkt aan wederzijds vertrouwen. Dat heeft alles te maken met eerlijkheid en elkaar niet afvallen. Ik heb een deel  van zijn dagelijks werk over kunnen nemen.  Tegelijk zaten we ook samen in een begrotingsproces. Daar hebben we elkaar met onze wederzijdse expertise echt kunnen versterken.”

Wat gaat er nu concreet gebeuren?

Anke: “We werken onder andere aan het versterken van het leiderschap van de opleidingsmanagers en het inzichtelijk maken van  systemen voor hen. Daar hebben we samen met Dolf al belangrijke stappen in gezet. We verwachten tussen nu en een half jaar grote stappen te kunnen zetten in de richting van de wenselijke organisatie.” Dolfs opdracht is inmiddels afgelopen, maar hij heeft er alle vertrouwen in dat het Graafschap College nu verder kan de goede richting in. “In ons vak zijn drie woorden belangrijk: richten, inrichten en verrichten. Dat richten is heel sterk bij het Graafschap College. Het is een heel rijke organisatie in hoe ze met elkaar omgaan. Maar het verrichten gaat nu in mijn optiek nog volgens een te controlerende systematiek en die geeft heel veel werk. Als het Graafschap College dat kan  omdraaien naar meer vertrouwen, zorgt dat voor minder werk en meer eigenaarschap. Het Graafschap College heeft de  basis zodanig op orde, dat deze optimistische inschatting van een half jaar ook reëel is.”

Anke, wat is het sterkste punt van Dolf?

“Hij brengt een schat aan ervaring mee, maar loopt daar niet continu mee te pronken. Daardoor kon de Sectormanager Bedrijfsvoering helemaal vanuit zichzelf, zonder onzekerheid zijn dilemma’s delen. Daar is echt veel in gebeurd. Het was zonder Dolf niet gelukt om met deze vaart  stappen te zetten. Daarnaast is het heel fijn om de bevestiging te krijgen dat we niet gek waren samen en met onze inzichten op de goede weg zaten.”