"De wind kun je niet veranderen, de stand van de zeilen wel"

Het is een cliché maar daarom niet minder waar: Iedere beroepsonderwijsorganisatie is voortdurend in beweging! Majeure ontwikkelingen van hybride en gepersonaliseerd onderwijs tot flexibilisering van de arbeidsmarkt en constante professionalisering van het human capital tot doelmatig gebouwenbeheer. Deze uiteenlopende zaken hebben uiteindelijk allemaal direct dan wel indirect effect op het studentsucces. Het doel is toch dat iedere student een opleiding betekenisvol en goed kan afronden.

Onderwijsteams zijn de kritieke succesfactor van de organisatie. De expert in het primaire proces is uiteindelijk altijd op alle terreinen de klant van de diensten. Onderwijsteams zijn verantwoordelijk voor de onderwijskundige bedrijfsvoering, het rendement, de financiën en de kwaliteit. Commitment tussen de klant (primair) en de diensten is voorwaardelijk om samen dit succes te behalen. Hier is niemand het mee oneens, echter kennen wij elkaars agenda? Weten wij van elkaar wie wat doet? Begrijpen wij elkaars beweegredenen? Willen en/of kunnen wij onze bestaande werkwijzen wel aanpassen? Pakken wij de ruimte om deze noodzakelijke, op elkaar afgestemde, werkwijzen te ontwikkelen? Is dit een utopie? Nee, integendeel, gelukkig heb ik de ervaring mogen opdoen om organisaties hierin goed op weg te helpen en ik gun het iedere beroepsonderwijsorganisatie. Uiteindelijk gaan er meer middelen naar het primaire proces en dat zal iedereen alleen maar aanmoedigen. In het kort ziet zo’n traject er als volgt uit.

Doel

1. Realiseer een gestroomlijnde, tijdige en accurate dienstverlening waarbij de klant zich gedraagt als klant en de dienstverlener klantgericht zijn diensten verricht.
2. Bevorder een krachtige cultuur van uitspreken, aanspreken en afspreken.
3. Opdrachtgever en leverancier voeren de dialoog om elkaars processen te kennen en te begrijpen.

Hoe

Om deze doelstellingen te bereiken heb ik de volgende stappen uitgezet:

1. Integrale planning van bedrijfsprocessen realiseren, met speciale aandacht voor de kritische bedrijfsprocessen. Onderwijs is hierbij leidend.
2. Communicatie naar èn met de diensten en het primaire proces over deze planning.
3. Managen van gedrag dat nodig is om de planning te realiseren.

Ad 1. De planning is gereed en verspreid onder alle relevante actoren voor de start van het schooljaar. Deze actoren zijn doordrongen van de urgentie en de integraliteit van de planning. Het directieoverleg van alle scholen binnen de organisatie managet deze planning door twee maanden vooruit te kijken (wat staat er te gebeuren?) en één maand terug te kijken (wat moet bijgesteld worden?). De voortgang wordt periodiek geagendeerd op het directieoverleg.

Ad 2. De voortgang van de planning staat op de agenda van het College van Bestuur (CvB), directies en klantenteams. Het CvB gebruikt de planning bij de verantwoordingsgesprekken met de directies. Deze laatsten gebruiken op hun beurt de planning bij de verantwoordingsgesprekken met respectievelijk de middenmanagers.

Ad 3. Dit managen gebeurt enerzijds door het hanteren van een escalatie-ladder en anderzijds door het alert reageren, anticiperen en interveniëren van de gehele regiegroep (deze groep heeft uit iedere geleding één vertegenwoordiger). De regiegroep voert regie door het zorgdragen voor realisering van de einddoelen, het creëren van een gemeenschappelijk belang en urgentiebesef. Zij initieert ‘gelegenheidscoalities’ ter oplossing van geconstateerde problemen en is als zodanig initiatiefnemer, ondersteuner en monitor van de relevante actoren in het veld. Deze actoren blijven verantwoordelijk voor het realiseren van de gemaakte afspraken en de gekozen oplossingen

Resultaat

Binnen twee jaar zal de gewenste kwaliteit van de diensten aansluiten bij de vraag van het primaire proces. De ervaring leert dat de reductie in exploitatie minimaal 3% zal zijn. Wordt deze aanpak ook gekoppeld aan een begrotingssystematiek i.p.v. budgetsystematiek per school dan zal de reductie boven de 5% komen. Voorwaardelijk voor dit resultaat is commitment van het CvB, directie, diensten, schooldirecties en overall regie van een programmamanager. Uiteindelijk heeft de student het meeste baat bij deze acties omdat de vrijgekomen middelen dan weer ingezet kunnen worden voor het onderwijs.