Co-management in de praktijk bij mboRijnland

Heleen van Baarsen startte in het najaar van 2019 als interim teamleider via Leadership Talents bij een van de Techniekteams van mboRijnland. Daarbij kreeg ze mede als opdracht om Debby Zuijderduijn te coachen. Debby zat in een Potential Programma waarbij zij klaar werd gestoomd om teamleider te worden van dit team.

Vraag aan Heleen: hoe ben jij gestart met co-management toen je aan je opdracht begon bij mboRijnland?

Het belangrijkste doel toen ik in november begon, was om eerst orde op zaken te stellen en de sfeer in het team te verbeteren. Helder was al wel dat ik één van de mensen uit de pool van Potentials zou gaan begeleiden voorbereidend op de rol van teamleider. Er speelde echter zoveel en er zat zoveel spanning op het team dat we eerst een paar maanden hebben gewacht voordat we Debby in positie hebben gebracht. In januari zijn we vervolgens met co-management gestart en vanaf het begin verliep dit heel natuurlijk. Een grote uitdaging binnen deze opleiding was het tot stand laten komen en efficiënt functioneren van het rooster. Daar heeft Debby meteen haar tanden in gezet en verdiende daarmee al snel credits door dit te verbeteren.

Was er vooraf een duidelijke plan van aanpak?

Heleen: er was niet echt een plan van aanpak, we hebben het vanaf de start met zijn tweeën stap voor stap ingevuld in goed overleg. We hadden wel een rolverdeling. Ik bepaalde de koers en hield als ‘’buitenstaander’’ de helicopterview over deze opleiding. Als interim-manager ga je minder diep de organisatie/opleiding in. Ik kijk vooral naar hoe mensen zich gedragen en anticipeer daar op. Debby had een meer praktische en inhoudelijke rol. Door deze combinatie was er veel aandacht voor alle facetten. We hebben het team in die periode heel goed kunnen bedienen. Voor hen is het zeer waardevol geweest en zijn er grote stappen gezet in hun ontwikkeling als team. Daardoor staan ze er momenteel goed voor. Zo is het ziekteverzuim van 26% gereduceerd naar vrijwel nul en is de sfeer sterk verbeterd.

Debby, hoe heb jij co-management ervaren?

Ik vond het erg waardevol en prettig. Als startende teamleider komt er enorm veel op je af. Zonder de ruggespraak die ik regelmatig met Heleen had, zou dit een enorme klus zijn geweest. Je hebt te maken met veel processen, teamleden en veel randzaken. Zoals Heleen al zei trokken we gezamenlijk op waarbij zij de koers vooral bepaalde, dat vond ik een erg prettige rolverdeling. Langzaam en in goed overleg voegden we steeds meer zaken aan mijn takenpakket toe. Ik kon zo goed in mijn rol groeien van teamleider. Wat ik ook een groot voordeel vind van co-management is dat je direct resultaat ziet. Wij zaten bijvoorbeeld beiden bij vergaderingen die ik dan voorzat. Naderhand evalueerden we dit en kreeg ik dus direct feedback.

Ik zou co-management echt iedere startende teamleider toewensen. Ook bij andere ROC’s zie ik startende teamleiders verdrinken of vroegtijdig stoppen. Dat vind ik zo zonde en met de juiste begeleiding is dit ook echt niet nodig.

Heleen, wat zijn belangrijke randvoorwaarden wil co-management slagen?

Dat co-management een belangrijk onderdeel van mijn werk was vond ik een grote meerwaarde van deze opdracht.

Heel prettig (en noodzakelijk) was dat ik alle steun van de directie van het Techniekcollege kreeg. We waren het er allemaal over eens dat er echt veel moest veranderen. Het voordeel om dit als interim-manager te doen is dat je afstand kunt houden. Er was veel gebeurd in het verleden maar deze historie sleepte ik niet met me mee en ik stond onbevangen tegenover het team. Door mijn helicopterview hield ik het grote overzicht en bleven we de uitgezette koers volgen. Debby ging dan de diepte in. Ik heb dat als een  hele mooie combinatie ervaren.

Voor welke mogelijkheden of werksituaties is co-management vooral geschikt?

Debby: ik denk dat co-management behalve voor meer onervaren managers, ook heel geschikt is voor al langer zittende managers. Daar zal dan de interim-manager meer op de achtergrond opereren, ondersteunen en zorgen dat de zittende manager goed in het zadel blijft. Denk daarbij ook aan reflectie en onderlinge intervisie, iets dat zo belangrijk is binnen ons werk maar waar eigenlijk nooit de tijd voor wordt genomen.

En, hoe loopt het nu?

Heleen: na de zomervakantie heb ik mij goeddeels teruggetrokken en neemt Debby de leiding. Tot de kerst sparren we nog één keer per week op vaste momenten, dit ervaren we beiden als erg fijn. Debby: de nadruk ligt nu alleen nog op coaching en niet meer op de dagelijkse dingen die in mijn team spelen. Ik merk dat ik nog steeds groei door onze gesprekken. Ervaring is iets wat met de jaren komt, daar kun je niet tegenop studeren. Om mijzelf op deze manier door te ontwikkelen is ideaal.

Heleen: ik sprak deze week toevallig mijn opdrachtgever van deze opdracht en die gaf aan dat het de investering meer dan waard is geweest. Kijk, dat is voor mij het mooiste compliment dat ik kan krijgen!