"Mechtild hielp ons om een volgende stap te maken naar decentralisatie en optimalisatie"

Natuurlijk kunnen wíj vertellen waarom onze interim-managers veel kennis en kunde in huis hebben, maar we horen de ervaringsverhalen liever van onze opdrachtgevers.

Vandaag gaan we in gesprek met Robert van Ingen, Directeur van het Instituut voor de Gebouwde Omgeving (IGO) van Hogeschool Rotterdam. Om de inrichting van de dienstverlening van de tien opleidingen beter te laten aansluiten bij de wensen van de opleidingen, schakelde Robert de hulp van onze collega en interim-manager Mechtild Alferink in.

“We willen als Instituut efficiënter werken, niet om tijd en geld te besparen, maar om meer werkplezier en de juiste focus in de dienstverlening richting student en medewerker te hebben. Daarom ging Mechtild aan de slag met een vrij complexe advies- en implementatie-opdracht.”

Kun je kort iets vertellen over IGO?

“Sinds 2018 ben ik Directeur van IGO en in mijn rol ben ik veel bezig met onderwijsinnovatie en om met elkaar meerwaarde te creëren voor de sector, stad en regio. Ik wil dit stevig inzetten over onze tien opleidingen heen.”

“Het IGO richt zich op de ontwikkeling van grootstedelijke deltagebieden. We hebben ons verbonden aan het thema Resilient Cities en streven naar een duurzame, veerkrachtige en toekomstbestendige gebouwde omgeving. We kiezen daarbij voor een integrale benadering en stellen de opgave van de toekomst centraal in ons onderwijs. We verzorgen bachelors en masters op het gebied van o.a. Architectuur, Civiele Techniek, Bouwkunde, Facility Management en Vastgoed en Makelaardij.”

Waarom schakelde je de hulp van Leadership Talents in?

“De afgelopen vijf jaar heeft onze organisatie een transitie ingezet van centraal naar decentraal sturen en dit heeft gevolgen voor de manier van werken. We willen dat onze opleidingsteams in vrijheid kunnen werken aan een curriculum dat past bij de aard van de opleiding, maar daarbij hoort ook de verantwoordelijkheid dat je als opleiding nadenkt over hoe je je verhoud tot verwante opleidingen, vanuit de opgave actief de samenwerking opzoekt en gemeenschappelijk optrekt. Onze hulpvraag aan Leadership Talents was: hoe maken we onze dienstverlening goed passend bij opleiding, het Instituut én de Hogeschool? Hoe ziet de inrichting van onze bedrijfsvoering eruit en hoe kunnen we deze optimaliseren?”

“Dit was best een flinke kluif voor interim-manager Mechtild. Voordat zij bij ons aan boord stapte, merkten we dat er dingen scheef liepen. Sommige processen waren ingewikkeld, zoals het omgaan met roosteraanvragen, de organisatie van toetsen en het aanmelden en starten van processen. De vraag was: hoe wil je daarin als opleiding ondersteund worden? En wat kunnen we van elkaar leren?”

Hoe heb je deze opdracht aangepakt, Mechtild?

Mechtild: “Het was een uitdagende opdracht omdat er tien verschillende opleidingen naast elkaar bestaan. Met elk hun eigen vragen, wensen en kwaliteitseisen. Allereerst ben ik met de betrokkenen van de dienstverlening, de onderwijsteams en de directie in gesprek gegaan om te inventariseren wat er speelde. Op grond daarvan is een optimalisatie- en implementatieplan geschreven. We hebben gekeken naar werkprocessen die beter en anders kunnen samen met een team van Green Belts.”

Robert vult aan: “De eerste fase van implementeren is nu voorbij. Het is van cruciaal belang om de betrokken collega’s mee te nemen in de veranderingen en hen bewust te maken dat ontwikkeling een continu proces is. Als lerende organisatie is het logisch dat je blijft leren.”

“Als je als organisatie anders gaat werken, moet je de mensen wel meenemen. Dit gaat bij de ene persoon natuurlijk makkelijker dan bij de ander. Niet iedereen zit per se te wachten op een andere manier van werken. Aan de andere kant: in een veranderende wereld van het onderwijs moet je als Instituut wel vernieuwen en innoveren.”

Op welke verandering ben je het meest trots?

Robert vervolgt: “Tijdens het uitwerken van ons optimalisatieplan kwamen we erachter dat we dingen misten. Dat er een behoefte was waarin we nog niet konden voorzien. In een groot onderwijsinstituut is het belangrijk om samen nieuwe dingen te ontdekken, elkaar te helpen en van elkaar te leren.” 

“Een mooi nieuw initiatief van afgelopen tijd is de IGOvation Hub, een netwerkorganisatie die professionals binnen de organisatie aan elkaar koppelt. Met als doel om collega’s met elkaar te verbinden die aan dezelfde opgaven werken, goed gebruik te maken van elkaars expertise en om samen antwoorden vinden op vragen die we nog niet kennen.  Ik ben ervan overtuigd dat de hub voor veel verbinding en positieve veranderingen zorgt. Het is immers voortgekomen uit een brede behoefte binnen onze organisatie en bedacht en opgezet door de eigen organisatie. Als collega’s uit verschillende hoeken van de organisatie aan een vraagstuk werken, merk je dat er veel energievrijkomt. Het zegt genoeg dat er zo 40 collega’s afkomen op een sessie in het Digital World Café, waarin men samen nadenkt over de toekomst van het onderwijs. Het brengt een enorme bereidheid en energie.”

“Met de IGOvation Hub hebben wij onze eigen innovatie-motor georganiseerd. Dit is echt een verdienste van de organisatie: door de samenwerking op te zoeken en elkaars kennis te gebruiken om stappen te maken. Samen proberen we het adaptieve vermogen, dat onderwijs verder moet ontwikkelen, vorm te geven. Daarom willen we de IGOvation Hub een duurzame plek in de organisatie geven.”

“Mechtild is een grote meerwaarde gebleken om de ontwikkelingen van het afgelopen jaar in gang te zetten. Op het gebied van processen, verbinding en vernieuwing. Want als je wilt veranderen moet je toch op een andere manier naar jezelf en de organisatie kijken en het is fijn als er een paar (ervaren) ogen meekijkt en meedenkt.”