Dilemma: hoe implementeer je een verandertraject wanneer niemand op de werkvloer is?

Ik ben Mechtild Alferink, interim-manager bij Leadership Talents. Ik werk momenteel bij de Hogeschool Rotterdam, als leidinggevende van een stafbureau met daarnaast de opdracht een advies uit te brengen over het optimaliseren van de dienstverlening ten behoeve van het onderwijs. Het gaat hier om twee bedrijfsbureaus van twee verschillende instituten. We hebben een gezamenlijke analyse gemaakt en een optimalisatieplan dienstverlening geschreven.

De Hogeschool is al een paar weken gesloten, iedereen werkt thuis. De specifieke uitdaging is: hoe implementeer je zo’n verandering als er niemand op de locatie aanwezig is? Het dilemma- waar we middenin zitten- is als volgt kort te schetsen. Enerzijds kun je zeggen dat we met elkaar al genoeg aan ons hoofd hebben en dat dit verbetertraject maar even in de ijskast moet, in afwachting van betere tijden. Anderzijds is het zo dat de genoemde optimalisatie echt nodig is en tot een meer efficiëntere werkwijze leidt, wat in de huidige situatie alleen maar urgenter is geworden. Daaruit vloeien weer nieuwe dilemma’s voort. Veranderen in organisaties is altijd een uitdaging. De verleiding is denkbaar om in de huidige situatie als een Kabinet in oorlogstijd top-down te zeggen: jongens, we gaan het gewoon invoeren zoals we ons hebben voorgenomen! Maar dat roept het risico op dat (mogelijk terechte) weerstanden worden weggedrukt en in latere stadia zullen blijven opspelen.

Verandermanagement is een delicate aangelegenheid. Ik kies voor een zorgvuldige aanpak. We willen immers een duurzame verandering en daarbij hoort een maximale betrokkenheid van het individu. Dus doen wat kan in kleine stapjes. En dat is nu meer nodig dan ooit, omdat het perspectief misschien wel onduidelijker is dan ooit. Hoe gaat het onderwijs opnieuw georganiseerd worden in de anderhalve meter samenleving, een nieuwe werkelijkheid, het “nieuwe normaal”? Nog niemand die het weet.