"Afstandswerken: wie nodig je uit voor een kop virtuele kennismakings-koffie?"

Als L&D Expert van L&D Talents neem je een kijkje in de keukens van verschillende bedrijven. Ook nu -midden in de coronacrisis- starten collega’s aan nieuwe opdrachten. Ik vraag me af hoe je vanuit huis een vliegende start maakt. Want op afstand alles uitvogelen en iedereen leren kennen lijkt best een uitdaging. Hoe pak je dit aan? Hoe leer je het nieuwe team kennen? Wat zijn de best practices? Ik voel mijn collega en L&D Expert Bo Duursma, via Microsoft Teams, aan de tand over haar ervaringen.

Goedemiddag Bo, wat fijn dat ik je mag interviewen. Kun je iets over jouw opdracht vertellen?
“Jazeker, sinds vier weken ben ik aan de slag bij Technische Unie, waar ik meewerk aan de uitrol van een nieuw IT-systeem. Het is een uitdagende en interessante opdracht, die alle afdelingen raakt. Denk bijvoorbeeld aan logistiek, finance, inkoop en verkoop. Deze afdelingen zullen, met de komst van het nieuwe IT systeem, meer met elkaar gaan samenwerken. In mijn rol houd ik me bezig met het ontwerpen en ontwikkelen van leermaterialen, ten behoeve van de implementatie van het IT-systeem en bijhorende samenwerking tussen de afdelingen.”

Hoe zag jouw eerste werkweek eruit?
“In eerste instantie lag mijn focus op de inhoud, om een goede indruk te krijgen van het grotere geheel. Ik spitte Intranet door waar ik het organogram bekeek en achtergrondinformatie en nieuwsberichten las. Daarnaast doorliep ik e-learnings over de organisatie en had ik geregeld contact met collega-adviseurs binnen de afdeling Opleiding & Ontwikkeling.”

Bo vervolgt: “Binnen dit project is ook mijn L&D Talents-collega Karen werkzaam voor Technische Unie. Het project loopt al enige tijd, dus ik spring op een rijdende trein en werk de komende periode nauw met haar samen.”

Wanneer en hoe spreek je collega’s?
“Op maandag hebben we een virtuele weekstart en op de overige werkdagen een dagstart van een kwartiertje. Deze online sessies hebben mij positief verrast. Het is fijn om even contact te hebben, om je collega’s online te zien, te horen en te weten waar zij die dag mee bezig zijn. Het schept ook een heldere to-do lijst voor jezelf: wat heb ik vandaag te doen? Wat wil ik afhebben? Het blijkt een fijne manier van werken.”

“Ook op individueel niveau heb ik momenten geprikt om een virtueel kopje koffie te drinken met nieuwe collega’s. Eigenlijk bevalt die manier van kennismaken best goed: de koffie smaakt er niet minder goed om en ik merk dat ik dezelfde vragen stel als ik in een ‘normaal gesprek’ zou stellen. Het enige wat ontbreekt is iemands lichaamstaal: ik merk dat je beter kunt anticiperen als je elkaar fysiek ziet.”

Ben je het eens met de stelling:
“Tijdens beeldbellen moet je meer aandacht besteden aan gesprekstechnieken, wegens het ontbreken aan lichaamstaal en oogcontact”?
“Ik maak daarin een tweedeling: als het doel is om kennis te maken, dan bereid ik dit niet voor en wil ik het gesprek natuurlijk laten verlopen. Ik ben dan niet bewust bezig met het inzetten van gesprekstechnieken. Gaat de videocall echter over het ophalen van inhoud dan is dit een ander verhaal. Zelf merk ik tijdens een videocall - met één of meerdere mensen - dat de non-verbale communicatie inderdaad minder zichtbaar is en ik me daardoor nog meer focus op dat wat wordt gezegd. Daar pas ik wel bewust gesprektechnieken toe: ik stel een vraag, luister naar of typ direct mee met wat de ander zegt, vat het antwoord in eigen woorden samen en check bij de ander(en) of ik het zo correct begrepen heb. Ik ben het met je eens dat gesprekstechnieken daarbij van belang zijn, maar dat geldt ook wat mij betreft in dezelfde mate voor offline gesprekken.”

Hoe breek je het ijs op afstand als het gesprek een inhoudelijk doel heeft?
“Dat zit hem wat mij betreft in het écht contact met mensen maken en het creëren van een relatie. Niet meteen de inhoud induiken en daar ook even van wegblijven. De tijd nemen om de persoon die je op het beeldscherm ziet te leren kennen: wie ben je, wat is je achtergrond (nu in deze periode zelfs letterlijk) of wat doe je graag in je vrije tijd? Tot nu toe heb ik daar best herkenbare dingen in gehoord en wanneer je daar samen op door gaat schept dat direct een band en breek je, als ik voor mezelf spreek, het ijs.”

“Als dat niet mogelijk is -omdat je bijvoorbeeld in groepsverband iedereen online spreekt- dan probeer ik het ijs te breken met humor en het één en ander luchtig te houden. Je kunt elkaar al snel vinden als je met elkaar kunt lachen om het feit dat de microfoon bijvoorbeeld niet aan staat of juist te hard.”

“Ik merk dat deze manier van werken de scheiding tussen privé en werk ietwat vervaagt. Eigenlijk krijg ik er wel een samenhorigheidsgevoel van: we zitten immers allemaal in hetzelfde schuitje. En ook dat beetje inkijk in elkaars leven, ik krijg daar best een warm gevoel van.”

Proef je de sfeer van het bedrijf, ook op afstand?
"Ik denk dat je deze belemmering op een andere manier goed kunt omzeilen. Tussen de regels door krijg je in virtuele gesprekken veel mee over het reilen en zeilen in een bedrijf, je komt ook via de digitale wegen veel te weten. Het enige wat je wel mist zijn de praatjes bij het koffiezetapparaat en de lunch in het bedrijfsrestaurant. Maar ook hier kun je actief op inspelen door bijvoorbeeld een lunch of koffie afspraak online in te plannen. Niet net zo spontaan, maar wel net zo nuttig en fijn.”

“Ik heb trouwens ook het voordeel dat er 360 graden foto’s beschikbaar waren van de verschillende afdelingen. Ook kon ik video’s van medewerkers op de werkvloer bekijken, wat ik een leuke manier vind om meer te weten te komen over collega’s en hun werkzaamheden.”

Wat leren we -volgens jou- in deze bijzondere periode?
“Hoe belangrijk het is om met elkaar in verbinding te zijn. En ik denk dat we op dit moment in rap tempo les krijgen in digitale processen. Dit neemt echt een vogelvlucht en maakt processen efficiënter. Het zou mooi zijn als dit in de toekomst kan beklijven.”