In 10 stappen naar een Community of Practice

Hoe breng ik mensen samen? Hoe bundel ik ideeën? Op welke manier kan ik inzichten en ervaringen laten uitwisselen? Hoe zorg ik ervoor dat mensen op de hoogte blijven van elkaar? In 10 stappen naar een Community of Practice.

Mensen met dezelfde interesses vormen samen een waardevolle groep met een hoop kennis. Het is een gegeven dat individuen steeds vaker op (virtuele) platforms vakspecifieke kennis uitwisselen. Dit draagt bij aan persoonlijk succes of voorziet in een bepaalde behoefte. Kijk maar naar LinkedIn waar de meest actuele inzichten worden gedeeld en mensen leren van de bevindingen van anderen.

Het goed reguleren van deze kennis is heel waardevol. Eén van de manieren om dit te reguleren is via (het opstarten van) een community. Dit kan door gebruik te maken van een bestaand, gratis platform, maar kan ook via een community die je zelf opstart. In dit artikel ga ik in op het laatste.

Stel, je hebt een interessante groep individuen en wilt deze samen brengen. Hoe doe je dat? Hoe start je een community op? Eén manier is het oprichten van een ‘Community of Practice’. Dit is een professionele ontmoetingsplek voor een groep met een gemeenschappelijke interesse of werkveld, waarbij het delen en creëren van kennis centraal staat. In dit artikel leg ik uit hoe ik in tien stappen een Community of Practice heb opgestart en een groep individuen heb samengebracht op een online platform.

De 10 stappen voor het opstarten van een community

In aanloop naar de Community of Practice

1. Bepaal het doel, de doelgroep en de verwachtingen. Zorg ervoor dat deze zo concreet mogelijk zijn, hoe concreter hoe groter de kans is dat het doel bereikt wordt.
2. Bepaal welke online omgeving je gaat gebruiken en richt deze in. Pas het platform zo aan zodat het bijdraagt aan jouw doel, doelgroep en de verwachtingen.
3. Neem enkele toekomstige deelnemers mee in de eerste opzet. Vraag naar hun eerste indruk, suggesties en verbeteringen.

De beginfase

4. Bepaal wie welke verantwoordelijkheden heeft rondom het platform. Kies daarvoor geschikte ambassadeurs en bepaal hun rol. Neem hier ook het plaatsen van en het reageren op content in mee en kijk naar jouw eigen rol en taken als community-manager. Denk ook na over het actueel houden van de content en discussies. Een community drijft vaak op de inzet van een klein aantal vrijwilligers, zoals deze ambassadeurs.
5. Bied deelnemers ondersteuning om het platform te (leren) gebruiken. Denk hierbij aan instructievideo’s of een forum/helpdesk waarin praktische vragen gesteld en beantwoord worden. De digitale wereld is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Speel daarom in op ondersteuning rondom de digitale vaardigheden. Help de doelgroep om het platform eigen te maken. 
6. Communiceer naar de deelnemers over het bestaan van het nieuwe platform. Neem in de uitnodiging duidelijk de aanleiding van het platform mee en maak het op die manier tastbaar en concreet. Vertel ook wat het bezoek en gebruik aan het nieuwe platform oplevert. Op deze manier breng je het verkeer naar het platform op gang.

Het platform

7. Verdiep je in relevante onderwerpen en thema’s die dicht bij de doelgroep liggen en gebruik dit voor geschikte content voor op het platform. Doe dit door in gesprek te gaan met de deelnemers en uit te vragen wat hen bezig houdt. Let daarnaast op de interacties en discussies die ontstaan op het platform en gebruik dit als onderwerp voor je content. Varieer daarnaast met de soort content, dit kan bijvoorbeeld een blog zijn maar ook een podcast. Laat deelnemers de artikelen en posts beoordelen wanneer dit technisch mogelijk is. Zo meet je en weet je dus of de content die er wordt geplaatst ook daadwerkelijk nuttig is en wordt gelezen. Deze stap loopt gelijk op met de vorige stap. Zorg ervoor dat vanaf het moment dat de eerste deelnemers kunnen komen, je iets op het platform klaar hebt staan.  
8. Denk na over het ritme van content dat gepubliceerd wordt. Een vast en voorspelbaar ritme kan ervoor zorgen dat deelnemers op vaste momenten terugkomen naar het platform. Dit ritme hangt af van het doel dat je hebt geformuleerd en de rol die de gebruikers hebben. Hoeveel plaatsen de ambassadeurs zelf en hoeveel laat je plaatsen door andere deelnemers? Kies iets wat past bij het doel. Een voorbeeld is het iedere maand in de schijnwerpers zetten  van een bepaald thema of een functie (door de ambassadeurs) en daaromheen content te laten plaatsen door de overige deelnemers.  

Behoud en onderhoud

9. Onderhoud het platform goed. Zorg voor actuele content en bepaal wat je met ‘verouderde’ content doet. Stel onderhoudsregels vast. Als de community echt groot wordt zijn er moderators nodig die monitoren en evalueren op functionaliteit en inhoud en dit constant verbeteren.
10. Blijf zelf actief betrokken op het platform en evalueer. Activeer, inspireer en leidt de community. Je bent voortdurend bezig om ‘van je af te organiseren’. Zo kun je ook tussendoor nieuwe vrijwilligers medeverantwoordelijk maken voor bepaalde onderdelen en mensen naar het platform toehalen. Houd er rekening mee dat voor een ‘volwassen’ community ruim een jaar nodig is. Blijf tussendoor in de gaten houden wat werkt en wat niet, dit kun je doen door vaste evalueer-momenten in te bouwen. Pas processen, rollen en werkafspraken aan n.a.v. de feedback en resultaten uit evaluaties.

De 10 stappen in de praktijk

Afgelopen periode ben ik bezig geweest met het toepassen van deze stappen in de praktijk. Dit gaf waardevolle inzichten, hieronder deel ik enkele inzichten.

Allereerst werd bevestigd dat stap 1, één van de belangrijkste stappen is. In deze fase bekijk je of het daadwerkelijk zinvol is wat je wil gaan doen. Je krijgt antwoord op de vraag: past een Community of Practice bij de doelgroep? Het kan ook zo zijn dat je  erachter komt op welke manier het wel of juist helemaal niet past. Daarmee geeft deze eerste stap richting. Zonder richting lukt het niet om anderen mee te nemen in een verandering. Een cruciale stap dus!  

In mijn casus bestond het platform uit meerdere sub-platforms, waarin ik aanvullende ondersteuning aanbood aan ambassadeurs. Deze ondersteuning bestond uit een factsheet, quick-reference-card en 1-op-1-begeleiding. Tijdens deze ondersteuning ga ik respectievelijk in op wat een community is, hoe dit opgestart kan worden en wat dit in de praktijk allemaal betekent.

Deelnemer participatie
Tot slot, wees realistisch ten aanzien van de actieve participatie van jouw deelnemers. Onder deelnemers kun je grofweg drie groepen onderscheiden: 90%-9%-1%. Waarin de eerste groep enkel observeert en niets bijdraagt, de tweede groep van tijd tot tijd bijdraagt en de kleinste en laatste groep tot slot actief meedoet en een grote bijdrage levert. De verdeling zal ongelijk blijven, maar afhankelijk van het doel van jou platform kun je de verdeling iets rechter trekken. Er zijn meerdere manieren om dit te doen, let op: zorg wel dat dit aansluit bij het doel van jouw platform. Enkele tips:

• Maak het bijdragen makkelijk. Denk hierbij aan een like, i.p.v. een heel bericht als reactie.
• Gebruik templates. Laat deelnemers gebruik maken van templates, zodat het bijdragen alleen betekent dat een paar onderdelen ingevuld moeten worden.
• Denk na over het ontwerp van het platform. Het ontwerp kan positief en negatief bijdragen aan de participatie-verdeling. Hoe makkelijk is de knop te vinden om zelf iets te plaatsen? Neem het ontwerp van het platform dus ook mee in stap 3 zodat toekomstige deelnemers niet alleen een mening geven over de inhoud maar ook over de usability van het platform.

Meer weten of voorbeelden zien? Neem gerust contact met me op via Office@ldtalents.nl. Ook hoor ik graag jouw ervaringen met een Community of Practice en of deze 10 stappen je daadwerkelijk hebben kunnen helpen. Wellicht heb je waardevolle toevoegingen? Succes met het oprichten van je Community of Practice!