Nieuwe infrastructuur voor gemeente Den Haag

Vernieuwen en vereenvoudigen ICT-infrastructuur en meer dan 11.000 werkplekken voor de mobiele ambtenaar

Rutger van der Poll heeft bij de gemeente Den Haag gewerkt aan de Roadmap: de verbetering van de ICT-infrastructuur en de werkplekken van de medewerkers. Eerst als solution-architect en na twee jaar ook als lead-architect. In deze rol nam hij de bewaking van de samenhang van de projecten op zich en was hij inhoudelijk eindverantwoordelijk voor alle projecten die met de Roadmap te maken hebben.

De achtergrond

De gemeente Den Haag heeft jaarlijks zo’n 180 aanvragen voor IT-projecten. Vaak gaat het om gemeentelijke diensten die iets aan de IT willen veranderen omdat zij moeten inspringen op nieuwe wet- en regelgeving. Om de basisinfrastructuur goed en snel mee te kunnen laten bewegen met de veranderwensen, was er behoefte aan zowel vernieuwing als vereenvoudiging.

Rutger: ‘Bij elkaar draait de Roadmap om een groot aantal projecten die samen zorgen voor versimpeling en verbetering van de basisinfrastructuur. Hiermee is het in de toekomst eenvoudiger om nieuwe IT-projecten te implementeren.’ Naast de basisinfrastructuur worden ook de werkplekken aangepakt. ‘In de nieuwe Windows 10-omgeving krijgen alle medewerkers een virtuele werkplek, waarmee ze overal kunnen inloggen. Zo draagt ICT bij aan meer mobiliteit en flexibiliteit.’

De uitdaging

Een paar voorbeelden van de veranderingen. Rutger: ‘De gemeente stapt over van een inrichting op basis van Novell naar een Microsoft Active Directory en het grote aantal verschillende directory’s wordt samengevoegd tot één Active Directory. De spelregels voor het plaatsen van nieuwe IT-toepassingen waren erg ingewikkeld. Op die spelregels waren te veel uitzonderingen, waar dan een ontheffing voor moest komen. Dit moest anders, simpeler. Ook het bekabelde en het draadloze netwerk op de locaties wordt aangepakt. Hiervoor is een netwerkvisie geschreven. Databases werden iedere keer apart aangevraagd, en elke applicatie gebruikte zijn eigen databaseserver. Nu is gekozen voor ‘database as a service’, waarbij dat niet nodig is.’

De onderscheidende factor

‘Het plan om de infrastructuur te verbeteren is vastgesteld voordat ik erbij kwam’, legt Rutger uit. ‘Ik heb een aantal onderwerpen vervolgens uitgewerkt. Voor dit soort grote projecten begin je met een PSA, de Project Start Architectuur. Dit projectdocument is een hulpmiddel om veranderingen te faciliteren. Je kijkt naar de drijfveren: waarom is de verandering nodig? Op elk niveau kader je af wat de beleidslijnen, richtlijnen en standaarden zijn, en stuur je naar een oplossing. Het PSA moet zowel technisch als op securityrichtlijnen voldoende kaders meegeven, zodat er een technisch ontwerp geschreven kan worden.’

De volgende stap was om alles wat hij bedacht had uit te leggen: ‘Je levert een document op dat uiteindelijk naar een organisatie gaat die wat daarin staat gaat ontwerpen, bouwen en beheren. Daar kan best wat weerstand tegen zijn. Het helpt als je de organisatie tijdig betrekt bij de plannen en gebruikmaakt van hun expertise. Dat is de beste manier om draagvlak te creëren.’ Samen met collega’s gaf Rutger presentaties voor de verschillende stakeholders. ‘We lichtten onze plannen toe en gingen de discussie aan. Zo zorgden we dat het project ging leven.’

Voor Rutger was de afgelopen periode ook persoonlijk een grote uitdaging. ‘Ik heb een verleden als technisch specialist, waar je zelf de bouwer en de ontwerper bent. Dit was mijn eerste opdracht als lead-architect. In deze rol moest ik met veel verschillende partijen contact onderhouden. Uitleggen, presenteren, communiceren, er kwam veel bij kijken. Ik ben erachter gekomen dat deze rol bij me past. Door me goed op de hoofdzaak te concentreren, heb ik steeds bereikt wat ik voor ogen had. Bij IT Infra Talents (voorheen Andarr) zeggen we: “We make IT fit”. We zijn resultaatgericht en zo voelde het ook. Afmaken, opleveren. Dat geeft voldoening.’

De uitkomst

Inmiddels zijn er veel projecten afgerond. Er is een nieuwe printomgeving geïmplementeerd, verouderde systemen zijn uitgefaseerd en de basisinfrastructuur is vereenvoudigd. De spelregels zijn versimpeld, en alles is veel meer op laagniveau ingedeeld in plaats van op vakjesniveau.

Voor de komende vier jaar staan er weer nieuwe projecten op het programma, bijvoorbeeld de lancering van de nieuwe werkplekken. Rutger: ‘Daar heb ik veel input voor geleverd. Mijn aandeel was het hele tracé rond de werkplek. Ik deed het voorbereidende werk, en dat staat nu allemaal klaar om gebouwd te worden. De enterprise-architect heeft alle stukken met betrekking tot de werkplekken verzameld en vorige maand een sessie gehouden. Alle inhoudelijke besluitstukken, zo’n twaalf, zijn aangenomen. Inmiddels is ook het financiële plaatje rond. Een prachtige afsluiting van mijn rol als lead-architect. Mijn werk zit erop.’

De cijfers

• 11.000 medewerkers
• 8.500 vaste werkplekken
• 5.000 mobiele werkplekken

Rutger van der Poll heeft van 2008 t/m 2019 gewerkt bij Andarr (Andarr is sinds 2023 opgegaan in IT Infra Talents). Hij begon als technisch specialist en is de laatste jaren werkzaam als architect. Het bereiken van de gestelde doelen is altijd het resultaat dat hij voor ogen heeft tijdens zijn werk voor een organisatie. Rutger is een liefhebber van rugby en whisky, en woont samen met zijn zoon in Bussum.