Bewaker van je project

De helicopterview van een PMO is een veel voorkomende eigenschap of verwachting. Zij hebben het overzicht en de structuur en borgen dat alles op tijd is en continu onder controle. In een project komen heel veel acties en gebeurtenissen bij elkaar en dit kan leiden tot chaos en vervelender: het mislopen van bepaalde acties op tijd om voor projectsucces te zorgen.

Elke PMO-superheld weet wat een RAID is en hoe deze kan helpen om controle te houden over alle zaken die spelen in een project. RAID staat voor Risks, Actions, Issues en Decisions. Zaken die maar wat belangrijk zijn om goed vast te leggen in een project.

De PMO-superheld zorgt niet alleen dat het wordt vastgelegd maar borgt veel meer. Immers, het mag niet zo zijn dat het project gevaarlijk uit de bocht vliegt vanwege het gebrek aan controle op alle gemaakte afspraken.

Ten eerste zorgt hij/zij ervoor dat alles SMART wordt omschreven zodat er geen onduidelijkheid bestaat over de zaken die zijn vastgelegd in de RAID. Ten tweede wordt er vastgelegd wie nu eigenlijk het aanspreekpunt of eigenaar is van zo’n actie of risico. Ten derde zorgt hij/zij ervoor dat er te allen tijde inzicht is in de deadlines van alle RAID zaken. Wanneer moet een risico zijn gemitigeerd, of wanneer moet een actie zijn opgelost? Door concreet te rapporteren en de eigenaren te herinneren kan een PMO-superheld veel invloed uitoefenen en een projectleider ondersteunen grip te hebben op alles wat tijdkritisch is.

De PMO-superheld presenteert bijvoorbeeld met regelmaat de RAID-lijst in een projectoverleg, of stuurt proactief de eigenaren bericht wanneer een deadline in zicht komt. Werkt de actuele status bij in de RAID-lijst of, beter nog, maakt afspraken met het projectteam hoe zij dit zelf structureel bijgewerkt houden.

We weten dat ondanks alle voorzorgsmaatregelen er in een project toch regelmatig zaken uitlopen of duurder worden dan verwacht. Daarom bewaakt de PMO-superheld al deze zaken en acteert naar de eigenaren om proactief zoveel mogelijk te voorkomen. De bewaker zorgt ook dat de eigenaren van zaken die niet op tijd hebben “geleverd” worden aangesproken en zo snel mogelijk alsnog te gaan leveren. Een PMO-superheld kan als geen ander de mensen aanspreken en ondersteuning bieden door meedenken in effectieve oplossingsrichtingen om meer uitloop of kosten te voorkomen in het project.

Door als goede ”bewaker” te acteren, kan de PMO-superheld zorgen voor rust en orde in een project omdat alles overzichtelijk, op tijd en in goed overleg gebeurt en gemaakte afspraken altijd goed vastgelegd zijn.