Geweten van het project

Kom jij in jouw organisatie ook wel eens tegen dat een project gekke sprongen maakt als een kat in nood? Als we teruggaan naar de kern dan zou PMO de volgende 2 vragen moeten beantwoorden: doen we de juiste dingen en doen we de dingen juist?

Een PMO-superheld noemen wij dan ook wel het geweten van een project. Die blijft continu objectief informatie aanleveren over allerlei zaken die antwoord geven op deze 2 vragen en ondersteunt daarmee de projectmanager in de verantwoording van de projectopleveringen en in de projectaanpak.

Een aantal voorbeelden van wat een PMO-superheld voor jouw project zou kunnen betekenen. Goede “change control”, dat wil zeggen als er iets verandert in of buiten het project moet er rekening gehouden worden met wat dit betekent. Krijgt de gebruiker nog wat er nodig is, of verandert er iets aan de business case? Dit zijn zaken die je continu wilt kunnen verantwoorden als projectmanager. Ook oplossingen uit het agile werken als “backlog refinement” kunnen helpen om bewust te zijn van de toegevoegde waarde van 1 of meerdere onderdelen van het project voor de organisatie.

Een PMO-superheld gaat nog verder. De manier van werken binnen het projectteam moet ook verantwoord zijn. Dat wil zeggen: zijn alle projectmedewerkers wel gelukkig met hoe er gewerkt wordt en kan iedereen daarin tot zijn recht komen? Optreden als coach om samen continu een prettige manier van (samen)werken te verbeteren is hier een onderdeel van. Immers is effectieve proces en samenwerking een randvoorwaarde voor succesvolle projecten. Maar het kan ook verantwoording betreffen in de zin van: een afgeschermde ruimte op SharePoint om zorgvuldig met gevoelige informatie om te gaan.

Menig opdrachtgever van een project is al eens verrast door tegenslagen in een project. Dit kan soms zitten in een te optimistisch beeld dat gepresenteerd wordt. Een project is dan bijvoorbeeld te ambitieus in enkele aannames, waardoor bijvoorbeeld rekening gehouden wordt met kortere doorlooptijden. De superheld is hier als geweten steevast aan het meekijken of er voldoende argumentatie zit achter een planning en of er ruimte is voor tegenvallers waarbij direct ook het risicomanagement kan worden verscherpt om voor elke presentatie transparant te zijn over de kansen en risico’s die een stuurgroep neemt bij het accorderen van plannen.

In menig geval komen we ook de PMO-superheld tegen als geweten wanneer er spanningen zijn binnen het projectteam. Het is typisch één van de eigenschappen van een PMO die nooit op papier staat maar veel positief effect heeft. Zo kan de PMO-superheld de teamleden waar spanning tussen is, samenbrengen en helpen uit te spreken waar de oorzaak zit en de spanning zo wegnemen.

Tot slot is er natuurlijk de kwaliteit van het project. Hebben we nu met elkaar opgeleverd wat we beloofd hebben? Is dat ook naar genoegen getoetst en zijn we tevreden met het resultaat? De PMO kan hierin helpen door te zorgen dat gedurende het traject er meerdere tussentijdse test- en afstemmomenten worden gepland zodat iedereen tevreden kan zijn met het samen opgeleverde resultaat.

De PMO is op vele manieren het geweten van het project en heeft op die manier veel toegevoegde waarde in relatie tot projectsucces. Wanneer heb jij deze toegevoegde waarde ingezet door je PMO  de ruimte te geven als geweten voor alle aspecten van je project?