Haarlemmerolie

Kom jij in jouw organisatie ook vaak tegen dat wat jouw project nodig heeft om snelheid te behouden of te maken niet past bij de standaarden en processen binnen de organisatie?

De term Haarlemmerolie wordt vaak gebruikt als een soort wondermiddel, bijvoorbeeld "Dat werkt als Haarlemmerolie"; hiermee gaat alles beter.

Elk project streeft ernaar om te werken als een geoliede machine. Bijvoorbeeld: er is een helder doel voor ogen en de scope van het project is bepaald, de projectresources zijn grotendeels aanwezig en het is alleen nog een kwestie van uitvoeren. Een ideaal beeld dat in veel organisaties niet haalbaar is, met vaak goede argumenten. Denk aan privacy, security, compliance etc. Stappen die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering en om een maatschappelijke plicht te vervullen. Tegelijkertijd is het een proces met vele stappen dat slechts voor een selecte groep binnen de organisatie bekend is. Overigens wordt juiste deze selecte groep vaak overvraagd of te laat ingeschakeld..

Het is slechts één voorbeeld van processen die lastig zijn aan te sluiten op een project, of meer doorlooptijd vragen dan waar het project ruimte voor heeft.

Natuurlijk kan een projectmanager naar de stuurgroep om extra tijd te vragen, maar liever zien we een PMO-superheld in actie om te zorgen dat we vertraging door ontbreken van goede processen voorkomen en oplossen.

Zij hebben ten eerste de kennis van alle organisatieonderdelen en het netwerk om binnen de verschillende organisatieonderdelen betrokkenheid te creëren voor aangepaste processen ten behoeve van een project. Daarnaast zijn ze als geen ander in staat om creatief te kijken naar de planning en een passende oplossing te vinden, zij weten de juiste mensen snel te activeren en leveren de voorbereidende templates en informatievoorziening aan om de snelheid weer te genereren. Zij bewaken dat er altijd toegang is tot de juiste informatie in de juiste sjablonen om te voorkomen dat een “projectmachine” stagneert.

Wij geloven echter dat PMO-superhelden niet alleen wonderen verrichten om de “projectmachine” weer soepel te laten lopen, maar meer nog dat zij continu proactief overzien of er olie nodig gaat zijn.

Zij organiseren bijvoorbeeld workshops waarbij alle betrokkenen hun input klaar hebben om de “projectmachine” aan te kunnen zetten. Denk aan het opstellen van een complete productbreakdown en een werkstroomdiagram. Of aan het bewaken van de afhankelijkheden en deze borgen in jouw projectmanagementapplicaties.

Wij zien regelmatig dat  gezocht wordt naar een schaap met 5 poten, of een type dat de “Haarlemmerolie” is voor een project. Ons antwoord: dat is een PMO-superheld. Die is veelzijdig, met goede kennis van een organisatie op proces, mens en doel en zorgt ervoor dat de samenwerking tussen alle betrokkenen soepel verloopt. Uiteraard is een project een tijdelijke omgeving waarin mensen vaak voor het eerst in die samenstelling met elkaar samenwerken. Je mag daarom rekenen op een tegenslag, uitdaging of kink in de kabel bij de uitvoering. De PMO-Superheld zorgt dat deze uitvoering goed verloopt in een (project)organisatie.  

Onze superhelden kenmerken zich dan ook altijd met de kernwaarde ‘verbinden’. Door het opzetten van goede verbinding is er geen olie nodig. Zij verbinden door onder andere het organiseren van bijeenkomsten, samenwerkruimtes, communicatie, overleggen en nog veel meer. Zo brengen zij mens, proces en activiteit bij elkaar.