Prioriteit stellen

“Prioriteit” is een van de meest gebruikte woorden in portfoliomanagement. Wat betekent dit eigenlijk? Over het algemeen is jouw project afhankelijk van mensen en middelen die verstrekt worden door (interne) partijen. Is jouw project ook wel de prioriteit voor deze partijen en leveren ze wat jij nodig hebt, dan gaat je project van een leiendakje. Vaak is het zo dat meer partijen een andere prioriteit hebben voor jouw project en jij loopt te trekken. Heb je al inzichtelijk gemaakt hoe belangrijk jouw project is voor je leveranciers en een plan gemaakt om de juiste prioriteit te krijgen?

Een PMO’er kan je helpen inzicht te krijgen in je stakeholders en wat je kan doen om deze op 1 lijn te krijgen qua prioriteit.

Onze PMO-superhelden kunnen een organisatie faciliteren in het afstemmen van doelen van strategisch tot operationeel niveau. Dit is zeer belangrijk voor effectieve uitvoering van veranderingen in een organisatie. Onze helden kennen alle stakeholders van een organisatie en begrijpen hun belangen. Hoe vaak is een project wel niet tegen de muur gelopen omdat er ergens in organisatie een onderdeel bestaat dat andere zaken belangrijker vindt dan jouw project. Hierdoor krijg jij die ene resource niet die je wel nodig hebt om je project verder te brengen. Of erger nog, mensen zijn niet gemotiveerd om dát wat jouw project oplevert in gebruik te nemen, aangezien de focus op andere initiatieven belangrijker wordt geacht

Onze PMO-superhelden kunnen dit in kaart brengen en aangeven wat voor keuzes gemaakt moeten worden en welk scenario voor een organisatie positieve dan wel negatieve impact heeft. Prioriteit, zullen ze uitleggen, zijn keuzes die gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat de belangrijkste doelstellingen worden behaald en dus voorrang krijgen op de minder belangrijke doelstellingen. Zij hebben ook het overzicht van de betrokken stakeholders en inzicht in wie ambassadeur voor jouw project is en wie nog niet.

Een PMO’er is goed in het in kaart  brengen van welke projecten allemaal lopen binnen een portfolio en het analyseren welke capaciteit een organisatie heeft om deze projecten uit te voeren. Afhankelijk van het portfolio kan dit er heel verschillend uitzien. Misschien gaat het wel om het uitbreiden van het productassortiment, of gaat het juist om intern gerichte projecten met nieuwe ICT-voorzieningen , beleidsaanpassingen of een meer efficiënte procesuitvoering. Voor al deze projecten is capaciteit nodig en dat betekent dat niet alles tegelijk kan worden gedaan. Onze superhelden kunnen scenario's en mogelijke combinaties van doelstellingen en portfolio inzichtelijk maken door met behulp van de juiste tools, hun vertrouwde 'project-portfoliomachine', aan de juiste knoppen te draaien.

Deze inzichten zijn niet alleen belangrijk om de capaciteit van een organisatie af te stemmen maar ook om stakeholders mee te krijgen in de keuzes die worden gemaakt. Onze superhelden leggen graag de verbinding met deze stakeholders en betrekken hen in de beschikbare informatie over de scenario’s. Deze activiteiten zijn essentieel voor een gedragen portfolioplan dat vervolgens daadwerkelijk kan worden gerealiseerd.

Een PMO-superheld wordt nog al eens geconfronteerd door uitdagingen op zijn of haar pad. Denk bijvoorbeeld aan zelfsturende teams die aan de hand van hun product owners en release train engineers bij sprint planning en/of PI planning zelf de backlog prioriteren. Hier acteren onze superhelden als geweten van het portfolio. Uiteraard gaat het in de meeste gevallen goed en kijken zij vanuit hun helicopterview toe en af en toe moeten zij acteren om afwijkingen, nieuwe inzichten en andere impactvolle zaken terug te brengen naar het portfoliomanagement en deze in hun ‘project portfolio machine’ te herijken en uitrekenen of het portfolioplan moet worden aangepast.

Uiteraard doen de superhelden dit omdat het gaaf is om zo garant te staan voor projectsucces en daarmee werkplezier in alle lagen van het portfolio te creëren. Wanneer heb jij je PMO voor het laatst gevraagd om je portfolio-informatie - onder andere de stakeholders en resources - inzichtelijk te maken en zijn of haar adviezen opgepakt als hulpmiddel voor succes van de organisatie? Door de continue afstemming van portfolio helpt de PMO-superheld ervoor te zorgen dat uw project of epic geborgd is qua resources en prioriteit in de organisatie.