“Als PMO’er ben ik de verbindende factor binnen het IPM-model”

De experts van Project & Change Talents worden door grote opdrachtgevers ingezet, voor het sturen, beheersen en ondersteunen van projecten en programma’s. Het zijn één voor één proactieve meedenkers, die zien wat voor taken er opgepakt moeten worden. Integraal Projectmanagement is variatie op het traditionele projectmanagement. PMO’er Sanne van Amersfoort vertelt over de IPM-rollen en haar ervaring bij Liander. “Het doel is om de interne en externe samenwerking optimaal te laten verlopen.”

Alle IPM-rollen zijn gelijkwaardig aan elkaar

Laten we beginnen met een solide basis. Wat is Integraal Projectmanagement (IPM)? “Integraal projectmanagement is ontwikkeld door Rijkswaterstaat en wordt veelal toegepast door diverse (semi)-overheden, waaronder waterschappen. IPM onderscheidt vijf rollen, die door verschillende personen worden vervuld. Van origine zijn de rollen projectmanagement, projectbeheersing, omgevingsmanagement, technisch management en contractmanagement, maar in de praktijk wordt hier nog wel eens van afgeweken.”

En wat is jouw rol als PMO’er dan op zo’n project? “Normaliter is de projectmanager degene die aan het roer van een project staat. Ik ben als PMO’er vaak de eindverantwoordelijke voor het succes van het project, maar met Integraal Projectmanagement ligt dit anders. Iedereen is gelijkwaardig in zo’n project en op die manier worden projecten ook ingevlogen.

“Ik moest goed aanvoelen waar de hulpbehoefte zat”

Je bent dus niet alleen eindverantwoordelijke, maar komt je taakomschrijving wel overeen met andere niet-IPM projecten? “Mijn laatste project heb ik voltooid bij Liander en daar werd ik ingehuurd voor hulp en ondersteuning, maar het was nog zoeken naar de juiste werkvorm. In de bouw en de civiele sector heb je vaak projectcoördinatoren, toch wilden ze dit project niet op die manier aanvliegen, dus is er gekozen voor het IPM-model. Iedereen heeft een eigen, unieke specialisatie, die behoorlijk afgekaderd is. Als PMO’er is het dan aan mij om hun vertrouwen te winnen, zodat ze hun ballast bij mij durven neer te leggen.”

Als PMO’er variëren dus je werkzaamheden en zijn deze afhankelijk van het project? “Soms word ik inderdaad ingezet voor administratieve taken, vraagbaak zijn of dingen oppakken en structureren. Op dit project was het extra belangrijk, dat ik aanvoelde waar de hulpbehoefte zat en hoe ik de mensen kan ontlasten en echt van toegevoegde waarde kan zijn.”

Ik kan mij voorstellen dat die overdracht van werkzaamheden lastig is, aangezien iedereen zijn eigen specifieke talenten heeft? “Absoluut. Het vraagt zeker om durf en lef, want je moet laten zien dat je wel wat kunt hebben. Dat je er bent voor hun, maar dat ze je ook mogen belasten. Bij Liander had de omgevingsmanager bijvoorbeeld echt hulp nodig, want die werd zwaar belast. Ze moest perceeleigenaren opbellen voor het project en uiteindelijk besefte ze dat ik ook prima deze werkzaamheden kon uitvoeren. Als het je lukt om dat vertrouwen op te bouwen met het team, dan maak je een sterke start. Ik heb in een jaar tijd eigenlijk een functie gerealiseerd, die hiervoor nog niet bestond.”

Bijsturen en initiatief nemen

Was de overgang voor je teamleden ook groot, aangezien dit voor hen ook een nieuwe rol was? “Ik had het geluk dat de andere teamleden veel werkervaring hadden binnen Liander én in hun vakgebied, dus ze waren niet zoekende in hun functie. Hierdoor ging de overgang van projectmanagement naar PMO’er in een IPM-model heel soepel. Het was echt een teamprestatie, want ik heb ook gehoord dat het bij andere projecten iets stroever ging.”

Wat is in jouw ogen de belangrijkste taak van een PMO’er? “Het belangrijkste is denk ik dat je als PMO’er de verbindende factor bent. Je ondersteunt je teamleden, waar nodig, en je hebt veel overlap met het takenpakket van de projectcoördinator. Daarbij kan het zo zijn dat je de werkwijze aanpast aan de methodologie en de principes van de organisaties, zodat het voor hen optimaal draait. Kortom, je bent binnen het IPM-model niet zozeer de leider, maar des te meer degene die bijstuurt en initiatief neemt. Alles om het project te laten slagen.”