“Ik creëer voorspelbaarheid en breng rust binnen het project”

Rebecca Niles werkt al vele jaren in projectmanagement. Zij is nu werkzaam als Portfolio PMO voor Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Zij ondersteunt de portfolio manager waarbij de focus ligt op “het portfolio succesvol en voorspelbaar managen.” Maar hoe bewaak je nu de structuur en kom je ook tegemoet aan de vereisten vanuit de organisatie?

Balans komt in verschillende vormen

Van oorsprong is zij project en communicatie specialiste, waarbij de balans voor communicatie en succesvolle projecten in haar interessegebied liggen. Zij kan uitstekend rekening houden met de vele stakeholders en voelt zich het prettigst op het schakelvlak tussen business en IT. “Ik werk voornamelijk voor overheid en non-profit organisaties, die projecten voor langere tijd uitvoeren. Nu ik bij de DJI werkzaam ben, draag ik indirect bij aan de veiligheid van Nederland. Alle verbeteringen voor die veiligheid moeten ook in een systeem verwerkt worden, waardoor je te maken hebt met procedures, mensenwerk en wet- en regelgeving. Dat ik toegevoegde waarde heb op zo’n impactrijke organisatie, dat doet mij goed.”

“Ik sla aan als het portfolio proces dreigt te gaan slippen”

Dat begrijp ik maar al te goed! Kun je aan de leken onder ons iets meer vertellen over wat een PMO’er nu eigenlijk doet? “PMO is het geweten van een project. Voor mij is het de professionalisering en uitvoering van het project- en portfoliomanagement binnen een organisatie. Er komen zoveel dingen bij kijken, zoals het neerzetten van orde en structuur; alles zo inrichten dat er voorspelbaar en transparant gewerkt kan worden. De toegevoegde waarde van deze functie zit ‘m in de partner zijn van het project, programma of portfolio.”

“In de praktijk betekent dit dus dat ik veelal als een helikopter boven het portfolio cirkel.” Van daaruit zorg ik dat iedereen de juiste input aanlevert en bij elkaar komt om goed te kunnen sturen. Waar moeten we de mensen inzetten? Hoe zien de roadmap en de planning eruit? Is het financiële plaatje realistisch? Soms stap ik ook even uit de helikopter en sta ik tussen de mensen. Ik bepaal en monitor de voortgang en de kaders en sla aan als het portfolio proces dreigt te gaan slippen.”

Ik hoor al een aantal keren portfolio- en projectmanagement voorbijkomen. Wat is het verschil tussen beiden? “Een portfolio is gericht op de doelstellingen van strategische projecten en programma’s voor een bedrijf. Wat wil je bereiken? Hoewel doelstellingen vaak wel een bepaalde periode beslaan, is portfoliomanagement niet gekaderd aan tijd. Projecten en programma’s zijn van nature wel tijdsgebonden. Het portfolio dat ik nu ondersteun bij DJI zit midden in een transformatie. De transformatie heeft als doel om meer te kunnen werken aan strategische doelstellingen en daarop prioriteren. Het is een samenstelling van grote projecten en programma’s, die veel impact hebben.”

De toegevoegde waarde voor de opdrachtgever

Als PMO’er heb je dus rekening te houden met een hele boel stakeholders, invalshoeken en factoren. Hoe bewaak je als professional de balans tussen orde, structuur en regelmaat, maar verlies je ook de toegevoegde waarde van de organisatie niet uit het oog? Zij denkt even na en zegt vervolgens: “De balans bewaken tussen portfolio management en de mensen in projectteams is goed mogelijk. Je zoekt in het begin direct duidelijk afspraken op. Hoe kun je de mensen in het portfolio de vrijheid geven om ontspannen te werken, zonder continu politieagent te hoeven spelen? De portfolio manager heeft een doel en verwachtingen, die wil iets bereiken. Het is aan mij om binnen die gestelde kaders op goede wijze invulling te geven aan het bestuurbaar maken van het portfolio zonder de projecten en programma’s extra veel werk en frustratie te bezorgen.”

Gaat dit altijd even voorspoedig? “Nee, ik merk wel verschillen. Het is per persoon aftasten of je juist de teugels in handen moet houden of dat je ze kunt laten vieren. Als een team of persoon nieuw is, of de structuur is nog niet duidelijk, dan ben ik degene die moet zorgen dat dit wel een geoliede machine wordt.”

“Ik zorg ervoor dat iedereen zijn afspraken en verplichtingen binnen het portfolio kent en nakomt”

Dus orde, regelmaat en structuur zijn binnen portfolio management erg belangrijk? “Haha, ja, zo zou je het kunnen stellen. Door structuur aan te brengen creëer ik rust en breng ik voorspelbaarheid naar onze project en programma medewerkers en portfolio stakeholders. We maken binnen het hele portfolio team afspraken, ik verdeel de verantwoordelijkheden en faciliteer zaken. Ik zorg ervoor dat iedereen zijn rol kent en ook goed kan uitvoeren.”