Hoe kom je via Teams tot een werkbaar rooster voor de 1,5 meter school?

Naar aanleiding van ons Lerend Spreekuur (managers uit het mbo en hbo kunnen een vraagstuk neerleggen bij een interim-manager van Leadership Talents) zullen wij deze vragen delen met onze relaties.
Deze maand luidt de vraag: "Hoe kom je online via Teams tot een werkbaar rooster voor de 1,5 meter school na de zomervakantie?"
Jeroen Szerkowski, interim-manager van Leadership Talents, vertelt hoe hij dit heeft aangepakt:

"In deze coronatijd is het belangrijk dat docenten en studenten al vroeg duidelijkheid hebben hoe ze na de zomervakantie kunnen starten na alle onduidelijkheid van de afgelopen maanden. Een goed rooster zorgt voor structuur, duidelijkheid, neemt onzekerheid weg en maakt dat het nieuwe schooljaar soepel kan worden opgestart. Om op afstand tot een goede planning en van daaruit een rooster te komen, zijn ‘’communicatie’’ en ‘’tijd investeren’’ de sleutelwoorden. In het hele proces zijn de planners en/of roostermakers vanaf het begin meegenomen om verassingen te voorkomen.

1. Het begint met een goed inzetplan. Mijn collega Dolf Reith heeft in zijn vraag van de maand eind mei besproken, hoe je op afstand tot een goed inzetplan kan komen. Normaal gesproken lever je het inzetplan in bij een planner of roostermaker, maar dat werkt op dit moment niet. Er is onderwijsinhoudelijke kennis nodig, die eerst verwerkt moet worden in een planning.
2. In eerste instantie kreeg ik als interim teammanager de opdracht om een normale basisplanning aan te leveren vanuit het inzetplan. Deze planning heeft de roostercontact-docent uit het team in overleg met mij gemaakt en bij de planner en roostermaker neergelegd. Met in het achterhoofd, dat een reële planning direct hierna grote prioriteit had.
3. Nadat de basisplanning klaar was, moest er z.s.m. een planning komen voor de 1,5 meter school. Dus moet er besproken worden wat realistisch en haalbaar is m.b.t. planning en roostering en welke uitgangspunten gaan we hanteren. Ik heb hiervoor een kleine kerngroep uit het team bij elkaar gezet, die de uitgangspunten samen met mij via een aantal online Teams-overleggen hebben uitgewerkt.
4. Vervolgens hebben we de uitgangspunten in een online Teams-overleg met het hele team gedeeld en aangegeven, hoe wij denken dat het kan. Zoals de theorielessen na de zomer nog online organiseren? Of alle praktijklessen in de praktijkruimtes op school of extern? Maar ook hoe we de reistijd van de studenten meenemen in de planning als je een combinatie van theorie online en de praktijk live op school moet roosteren.
5. Met de input die we vanuit het hele team kregen, zijn we met de kleine kerngroep online via Teams verder gaan kijken welke varianten er mogelijk zijn. Waarbij alle variabelen met betrekking tot dagdelen, weekindeling, welke lestijden hanteren we, toegewezen lokalen, BPV, keuzedelen, inzetbaarheid docenten enzovoort zijn toegevoegd. Na dit op inhoud besproken te hebben, konden we de drie varianten eigenlijk vrij snel tot één variant terugbrengen, waar alles min of meer in paste.
6. In een online Teams overleg met het hele team hebben we besproken wat dit voor iedereen betekende met betrekking tot de inzet na de vakantie. Hierbij heb ik aangegeven, dat na alle online overleggen, dit de variant was waarin alles min of meer paste op een voor student en docent aanvaardbare manier (met hier en daar wat rafelige randjes). Het team ging hier in mee.
7. De laatste stap, het aanbieden van de planning en inzetplan aan de planner en roostermaker, (het eigenlijke normale proces) is de laatste stap in dit afwijkende proces. De roostermaker gaat de docenten en klassen roosteren binnen de aangeleverde teamplanning.

Zo krijg je een werkbaar en doordacht rooster voor het nieuwe schooljaar in een bijzondere tijd."