Het geheim van Loes: als medewerkers met pensioen gaan

Als medewerkers met pensioen gaan, loopt er veel kennis en ervaring de deur uit. Zeker als het om collega’s gaat die opvallend succesvol waren. Wat maakte deze mensen zo goed? Wat valt er van te leren? Hierover gaat ‘Het geheim van Loes’, een project dat L&D Talents startte bij ProRail. Een artikel over offboarden als belangrijk onderdeel van de employeejourney.

Loes stond bij ProRail op het punt om met pensioen te gaan. Loes was een bijzondere medewerker. Ze was niet alleen heel toegewijd, ze kreeg ook meer voor elkaar dan haar collega’s. Hoe deed ze dat? Wat was haar kracht? Anoukh Roozenbeek, expert bij L&D Talents, heeft ‘Het geheim van Loes’ mee opgezet. “Bij ProRail vonden ze het jammer dat Loes vertrok. Niet zozeer vanwege haar kennis en vaardigheden (die vind je ook in het handboek); ze deed haar werk op een heel eigen manier. Heel succesvol. Welke eigenschappen speelden daarbij een rol? En: hoe zorgen we ervoor dat de collega’s op de betreffende afdeling hiervan kunnen leren? Dat was het vertrekpunt voor ‘Het geheim van Loes’.”

Anoukh heeft Loes meerdere keren geïnterviewd. “Zo lukt het om de benodigde verdieping aan te brengen. In een volgend gesprek kwam ik terug op dingen die Loes had verteld. Door in te zoomen op een heel aantal situaties van bijvoorbeeld best practices of juist grote leermomenten, werd steeds duidelijker hoe Loes zich onderscheidde; op welke punten. Het ging vaak over hele concrete, praktische dingen. Ik heb dat vertaald naar een leerprogramma. Een pakket met korte video’s met Loes, tips & tricks en algemene richtlijnen voor groei en verbetering van de afdeling. Collega’s kunnen daarvan leren en zich laten inspireren.

“Je maakt de cirkel rond”

Na Loes volgden de ‘geheimen’ van Nico, Klaas en Henk. De ‘geheimen’ zijn onderdeel van het bredere project SAVE (Snel Aftappen Vertrekkende Expertise), een offboardingsplatform dat zich niet alleen richt op pensionering maar ook op collega’s die intern doorstromen of extern een andere functie gaan vervullen. “Met SAVE willen we de succesvolle werkwijze van vertrekkende collega’s doorgronden. Ook is het complimenteus en eervol voor degene die vertrekt. Hij of zij laat een footprint achter binnen de organisatie. Anderzijds is deze input ook goed te gebruiken voor het recruitment-en aannamebeleid. Door SAVE komt naar voren welke eigenschappen wenselijk zijn voor bepaalde functies. Met die kennis in het achterhoofd wordt vervolgens een opvolger gezocht binnen of buiten de organisatie. Feitelijk maak je de cirkel rond. Van onboarding tot offboarding”, zegt Hester van Breda, L&D Talents-collega die het project overnam van Anoukh.

Emotionele gesprekken

Is de input die vertrekkers achterlaten niet simpelweg te vergaren door een vragenlijst voor te leggen? Rachelle: “Dat is een koude aanpak die veel minder zou opleveren. Het gaat vaak om collega’s die met hart en ziel voor ProRail gewerkt hebben. Vaak vele tientallen jaren. Door ze hun verhaal te laten vertellen, komt er veel meer naar boven. Het zijn hele persoonlijke gesprekken. Vaak ook emotioneel. Daarom ook hebben we L&D Talents gevraagd om ervaren senior onderwijskundigen in te zetten. Dit kun je een starter niet laten doen. Mensen als Anoukh en Hester beschikken over de kwaliteiten die nodig zijn om zulke gesprekken te voeren. Het is veel meer dan even zakelijk uithoren. Het gaat een dimensie dieper.”

Leercirkels

 “Als ProRail slagen we er steeds beter in om goed afscheid te nemen van collega’s. Het is belangrijk dat wij als bedrijf leren van het verleden. En dat geldt niet alleen voor mensen maar ook bij het afronden van projecten. Het zijn leercirkels die normaal moeten worden.” ProRail is een bedrijf waar het personeelsverloop opmerkelijk laag is. De band met het bedrijf is vaak hecht. Het gevolg is wel dat er ook veel oudere collega’s zijn. ProRail staat voor een decennium waarin het bedrijf meer dan ooit afscheid gaat nemen van collega’s. “Ook binnen die context is offboarden relevant. SAVE krijgt steeds meer aandacht. HR staat op scherp om meer bij te dragen aan dat laatste stukje loopbaan en het doet ertoe. Dat is ook echt iets van deze tijd. Je mag het niet negeren.”

Hoe lang doorgaan? 

“Met SAVE kunnen we nog jaren doorgaan. Zolang het energie geeft en het als nuttig ervaren wordt aan beide kanten. Steeds meer managers in onze organisatie ontdekken de waarde ervan. De vorm van SAVE kan veranderen. Elke keer opnieuw bekijken we hoe er geSAVEd moet worden. Zo gaat er binnenkort een clubje van 5 collega’s tegelijk met pensioen. Dan ligt het voor de hand om niet 5 individuele gesprekken te voeren maar een andere vorm te kiezen. Ook dat bespreken we dan met L&D Talents.