Hoe BrandLoyalty overstapte op Office 365
Van Microsoft Exchange over naar Exchange Online, Office 365 en meer.
Zes jaar geleden voerde IT-architect Patrick van der Wal namens IT Infra Talents zijn eerste interim opdracht uit bij BrandLoyalty. Naar volle tevredenheid, waarna hij nog meerdere migraties en integraties mocht begeleiden. Waaronder de overgang van Microsoft Exchange naar Exchange Online en later ook de andere functionaliteiten van Office 365. Hierbij had de opdrachtgever een duidelijke eis: geen gebruikersoverlast.
BrandLoyalty ontwikkelt loyaliteitsprogramma’s, de bekende kortings- en spaaracties voor supermarkten. Met meer dan twintig kantoren wereldwijd is het een interessante organisatie voor iemand die zich bezighoudt met IT-infrastructuur. Patrick: ‘De kantoren variëren van vijf medewerkers tot meer dan honderd. Bijna alle medewerkers hebben een laptop en reizen veel. Ze moeten overal op een veilige manier bij hun data kunnen. Daarmee heb je te maken met de typische uitdagingen van een internationale onderneming.’
De aanleiding
Tijdens zijn eerste opdracht voor BrandLoyalty bracht Patrick de verschillende netwerkomgevingen die het bedrijf wereldwijd had samen in één domein. Een complexe interim opdracht, waarvoor hij de inrichting van het nieuwe domein ontwierp, de benodigde stappen documenteerde en de migratie voor zijn rekening nam. Dankzij de migratie is het nu eenvoudiger om de gebruikers, applicaties en servers te managen. Dit is ook een van de redenen achter de migratie naar Exchange Online en Office 365, die Patrick drie jaar geleden uitvoerde: ‘Alle kantoren hebben hun mail en aanvullende diensten nu op dezelfde manier geregeld. Dat is veel beter te managen.’
‘Hierdoor ben je minder afhankelijk van lokale partijen voor het LAN en dergelijke’, voegt Patrick toe. ‘Ook heb je geen eigen datacentra meer nodig, want alles is verplaatst naar de cloud. Doordat de diensten van Microsoft wereldwijd beschikbaar zijn, is de huidige situatie voor BrandLoyalty veel flexibeler. En, niet onbelangrijk, ook goedkoper.’
De uitdaging
De overgang naar Office 365 begon met de migratie van de Exchange mailserver naar Exchange Online. Patrick: ‘Eigenlijk was het zowel een migratie als een integratie. IceMobile, een dochteronderneming van BrandLoyalty, had namelijk een eigen mailomgeving in de cloud. Die hebben we eerst verhuisd, daarna volgde de rest van de organisatie.’
Een belangrijk uitgangspunt was dat de migratie geen gebruikersoverlast mocht veroorzaken, een uitdaging die Patrick graag aanging. ‘Het is een kwestie van risico’s analyseren, die mitigeren en heel secuur te werk gaan’, licht hij toe. ‘Je onderzoekt bijvoorbeeld het netwerkgebruik om te zien of er wel genoeg bandbreedte beschikbaar is. Aangezien je de e-mail verplaatst naar online, moet de internetverbinding het dagelijks gebruik wel aankunnen. Ook heb je voldoende bandbreedte nodig om de mailboxen te verhuizen. En je bekijkt wat überhaupt de handigste manier is om dat aan te pakken.’
De onderscheidende factor
Die mailboxen kun je namelijk niet zomaar overzetten. ‘Sommige medewerkers hadden toegang tot meerdere boxen, of konden e-mail versturen namens iemand anders. Deze rechten moesten behouden blijven. Daarom hebben we mailboxen met corresponderende rechten nauwkeurig geclusterd en die clusters afzonderlijk overgezet.’
Wat je wilt voorkomen, is dat medewerkers na de migratie mail kwijt zijn of er tijdelijk niet bij kunnen. Dat laatste was gebeurd als voor de eenvoudigste aanpak was gekozen. Patrick: ‘We zijn bij de leverancier van de clouddienst van IceMobile langs geweest. Daar bleek dat het overzetten door middel van exporteren en importeren betekende dat medewerkers tot een week niet bij hun mail konden. Dat was niet acceptabel, dus toen hebben we voor een complexere werkwijze gekozen.’
Naast de technische kant van de zaak speelt ook het organisatorische aspect een belangrijke rol. Misschien wel de belangrijkste, benadrukt Patrick. ‘Zonder de goede samenwerking met zowel de interne IT-organisatie als de eindgebruikers was het nooit gelukt om dit traject zo soepel en met zo weinig overlast te laten verlopen.’
De uitkomst
De overstap naar Exchange Online was in twee maanden rond en het overzetten van de mailboxen ging in één keer goed. ‘De medewerkers hadden meteen toegang tot hun mail, of kregen in het ergste geval een pop-upmelding dat ze Outlook opnieuw moesten opstarten.’
Hierna volgde de overstap naar Office 365. Patrick: ‘Dat heeft veel mogelijkheden op het gebied van compliance en dataveiligheid. Ik heb daar het plan van aanpak voor geschreven, nam de security voor mijn rekening en onderzocht welke licenties we het best konden afnemen.’
Dankzij de migratie naar Office 365 was het veilig delen van documenten met externe partijen, een later project, een kleine stap. Patrick: ‘Dat geldt ook voor de implementatie van Multi Factor Authentication om gebruikersaccounts beter te beveiligen tegen phishing.’ Op securitygebied heb je met Office 365 sowieso meer inzicht en controle. ‘Er zijn wekelijks nieuwe features en Office 365 ProPlus, dat is de versie die op je pc draait, heeft elk half jaar een update. We hebben een pilotgroep die hem eerder ontvangt. Als we daar geen problemen constateren, rollen we de update uit naar de rest van het bedrijf.’
Zo lopen de projecten lekker door. Inmiddels is Patrick alweer bezig met de volgende opdracht: het migreren van de fileservers naar SharePoint. Ook nu weer met een minimale overlast voor de medewerkers als uitgangspunt.
Meer weten over dit project? Neem contact op met Patrick van der Wal
Patrick heeft een brede kijk op het IT-landschap en een passie voor automatisering. Als solution architect bij IT Infra Talents kan hij zijn liefde voor complexe technische zaken en op Microsoft gebaseerde oplossingen prima kwijt. Zijn nieuwsgierigheid en interesse in de laatste technologie zorgen dat hij zich voortdurend blijft ontwikkelen.
Alle klantverhalen
