Onafhankelijk adviseur

Begin jij ook zorgen te maken wanneer jouw organisatie aangeeft dat je project is genomineerd voor een audit? Gelukkig zijn de meeste projectleiders professioneel en zien dat een audit vooral helpt met het verbeteren van de kwaliteit van het project, wat leidt tot meer projectsucces. Het is vaak wel additioneel werk dat gedaan moet worden terwijl het project doorgaat.

De PMO Superheld is ook in deze situatie weer een ware uitkomst om twee redenen.

De eerste is overduidelijk: het opleveren van alle informatie over het project aan een auditteam is eenvoudig omdat dit goed onderhouden wordt, centraal is opgeslagen en van alle structuur is voorzien. De tweede is misschien minder duidelijk maar zeker niet minder waar. Een PMO Superheld zorgt er continu voor dat de projectmanager wordt voorzien van onafhankelijk advies om de kwaliteit van het project optimaal te houden.

Het PMO is idealiter onafhankelijk georganiseerd van een project of programma en kan daarmee zelf continu een review doen waardoor de management kwaliteit hoog blijft en een audit minder inspannend zal zijn. Immers, alle projectmanagementproducten zijn op orde, afspraken vastgelegd, goede bestuursorganen ingericht en duidelijk rapportages beschikbaar.

Een PMO Superheld heeft wel een uitdaging te overbruggen wanneer het gaat om het innemen van een onafhankelijke rol ten opzichte van het project. Aan de ene kant is de PMO’er een verbinder en iemand die de betrokkenheid van het projectteam juist aanwakkert en daarmee heel dichtbij het team staat. Aan de andere kant is hij of zij juist de controleur die afstand kan nemen en objectief bekijkt hoe een project ervoor staat en kritisch de stand van zaken beoordeelt.

Een PMO-superheld kan, aan de hand van bijvoorbeeld het P3M3 model, continu toetsen en met advies komen hoe het project, programma of portfolio een volgende stap kan maken naar een meer volwassen inrichting van projectorganisatie(s). Een PMO-superheld kan bijvoorbeeld bijdragen door het organiseren van peer reviews of er zelf aan deelnemen om het eigen of een ander project te adviseren. Zo werkt het PMO met elk project om naar het gewenste niveau van projectmanagementkwaliteit te komen.

Uiteraard is projectmanagementkwaliteit niet een doel op zichzelf. Het gaat erom dat je onafhankelijk continu kritisch kan kijken naar nut en noodzaak van een project. Projecten laten zich in vele optieken kenmerken en niet elk project heeft daarmee dezelfde aanpak nodig. Hierbij kan er een model gebruikt worden waar aspecten van een project helpen bepalen wat er wel of niet nodig is. Denk hierbij aan de grootte, omvang, kosten, doorlooptijd, mensen en middelen en vooral de impact van het project op een organisatie.

Tot slot geeft het PMO als het goed is onafhankelijk advies op de twee cruciale en alom bekende vragen: Doen we de juiste dingen en doen we de dingen juist? Het onafhankelijke advies zal altijd een antwoord moeten zijn op 1 van beide of allebei de voorgaande vragen om vervolgens advies uit te brengen hoe te verbeteren. Op deze manier helpt de PMO-superheld niet alleen de projectmanager te ontzorgen wanneer het project is genomineerd voor een audit, maar hij/zij helpt het project ook naar projectsucces.