Workshops

Heb jij wel eens een project gezien waarbij de projectleden op inhoudelijke kennis elkaar niet begrepen of niet duidelijk hadden wat de afspraken waren over samenwerking in het project? Het komt helaas nog veel voor en één van de oplossingen hiervoor is het houden van workshops.

“Een workshop is een werkvorm waarin actieve deelname van de deelnemers een belangrijke rol speelt. De workshop kan zich over een of meer dagen uitstrekken. Het is een werkvorm waarbij theorie en praktijk samen kunnen komen.”

Een PMO-superheld kan workshops organiseren, faciliteren of modereren en uitwerken om ervoor te zorgen dat projectmedewerkers en stakeholders hetzelfde doel nastreven. En die workshops kunnen dan ook over allerlei topics gaan. Maar het belangrijkste resultaat is altijd dat 1 team, door samen te werken, duidelijke vervolgstappen en goede afspraken heeft geformuleerd.

Een PMO-superheld weet precies hoe een workshop goed kan worden voorbereid en kiest uit relevante werkvormen de vormen die passen bij het onderwerp dat de aandacht verdient. Tevens beheert PMO de standaarden voor workshops zodat een projectteam een bijna kant en klare workshop van de plank kan trekken en die aanpast naar de situatie van het project. Verder kan hij of zij zorgen dat de organisatie tot in de puntjes voor elkaar is door te zorgen voor een goede locatie, duidelijke agenda, heldere afspraken, alle benodigde materialen en voldoende pauzes incl. eten en drinken. Een goede workshop draagt dan ook zeker bij aan projectsucces.

De toegevoegde waarde van een goede workshop kan ongelofelijk groot zijn. En om een beetje meer handvatten te geven, beschrijven we een paar voorbeelden:

1. De kick off

Een goede project kick off heeft zeker een workshop karakter. Elkaar leren kennen, de eerste kennis van het project krijgen en misschien wel het belangrijkste: vertrouwen krijgen. Je gaat immers samenwerken en daarmee een hoop tijd doorbrengen met elkaar. In de kick off zijn meerdere zaken belangrijk die aan bod komen en dan kan PMO mooi de structuur opzetten. Denk aan de kennismaking, projectafspraken, projectinhoud, de steun van de projectsponsor of opdrachtgever. Maar het is ook belangrijk dat het leuk is. Niemand wil een lange luistersessie waarbij je lekker op je stoel zit en aan het eind van de dag met het idee weglopen dat je maar je best gaat doen iets bij te dragen. Zeker niet als je weet dat je met een super interactieve workshop je projectcollega’s kunt leren kennen. Vanaf het eerste moment het gevoel krijgt dat je bijdraagt en weggaan aan het eind van de workshop met een heel projectteam dat gecommitteerd is om het project een succes te maken met elkaar.

2. Product breakdown en Work breakdown workshop

Het maken van een goede productbreakdown met de juiste stakeholders is bijzonder relevant. Het projectteam praat met elkaar om te zorgen dat er goed begrepen wordt wat er moet worden gemaakt, waar afhankelijkheden liggen en waar het vandaan moet komen. Door met elkaar erover in gesprek te gaan, kom je er pas echt achter wat er allemaal nodig is om een eindproduct volledig op te leveren. Denk ook eens aan de sprintplanning pokersessie van een scrumteam waarin deze aspecten allemaal terugkomen.  Na het opzetten van een productbreakdown volgt vaak de workbreakdown. Deze workbreakdown helpt je project met het goed plannen van het werk en de resources. Het aantal mensen dat nodig is om een stuk werk te produceren, maar ook de doorlooptijden. Hiernaast kan het helpen inzicht te krijgen of je alles zelf wilt maken of ook nog een stuk gaat uitbesteden. Maar het belangrijkste is: samen met het team krijg je een beter idee van alles wat er gedaan moet worden voor een volledige oplevering. Wanneer dit concreet en duidelijk is, leg je de basis voor projectsucces.

3. Lessons Learned Workshop

Het doen van een “lessons learned” workshop is fantastisch en hoeft ook niet alleen aan het eind van het project plaats te vinden; denk ook aan de sprint “retrospective”. Je benoemt met elkaar wat goed gaat en besluit met elkaar vooral door te gaan met die zaken. Je bekijkt ook wat minder goed gaat en kijkt naar alternatieven hiervoor of maakt afspraken met elkaar over hoe ermee om te gaan. Als laatste kijk je natuurlijk naar andere ideeën die kunnen helpen de algehele samenwerking binnen je team te verbeteren. Door deze lessen met elkaar echt vast te leggen gaat het team ermee aan de slag.

In de voorbeelden lees je terug hoe workshops waardevol zijn voor een project en daarmee de PMO-superheld bijdraagt als organisator en facilitator. De toegevoegde waarde staat garant voor meer kans op projectsucces en betere samenwerking binnen de projectteams.