"Wij zetten L&D in om de inkoopkolom van de Rijksoverheid te versterken"

Hoe kijken onze opdrachtgevers naar de ontwikkelingen op het gebied van Learning & Development? Vandaag gaan we in gesprek met Anouk Alberink, Programmahoofd Bedrijfsvoering en Ellen ter Horst, Projectmanager Inkoopopleidingen van de Rijksacademie voor Financiën, Economische zaken en Bedrijfsvoering.

Ellen en haar team – waar ook onze collega en L&D Expert Caroline Dutry van Haeften onderdeel van uitmaakt- ontwerpt en ontwikkelt opleidingen gericht op de inkoopkolom. “Ons team levert kwalitatieve opleidingen met een bijbehorende structuur die we als vliegwiel kunnen gebruiken voor de hele Rijksacademie.”

Hoe is de vraag naar deze specifieke opleidingen ontstaan? 
Anouk: “Omdat de overheid jaarlijks voor tien miljard euro aan goederen en diensten inkoopt, wil je dit natuurlijk zo goed mogelijk organiseren. De medewerkers die in de inkoopkolom werken – de juristen, maar ook inkoop- en contractexperts- moeten weten hóe zij moeten inkopen en tegelijkertijd de Rijksbrede strategische- en beleidsdoelstellingen kunnen behalen. Vanuit die vraag is besloten een doorlopend opleidingsaanbod te ontwikkelen, dat meegroeit met het inkoopcurriculum.”

Wat was jullie uitgangspunt?
Ellen: “Onze oplossing vanuit de inkoopkolom is om state-of-the-art opleidingen te ontwikkelen bedoeld om professionalisering binnen de inkoopkolom te bewerkstelligen. Dat betekent dat we opleidingen ontwikkelen met de nieuwste kennis op het gebied van publiek inkopen en de nieuwste onderwijskundige inzichten. Dat is ook de reden geweest om L&D Talents -in de persoon van Caroline- aan boord te halen. Zij heeft zich de afgelopen anderhalf jaar gebogen over de onderwijskundige doorvertaling van de inhoud. Dit heeft zij samen gedaan met Eveline, de strategisch adviseur leren en ontwikkelen en mijzelf in de rol van projectmanager. We hebben inmiddels een mooie basis opgezet, waarop we kunnen verder bouwen.”

“De eerste opleiding, de RIO1, hebben we vorig jaar met succes uitgerold”, vult Anouk aan. “In deze 16-daagse opleiding leren de deelnemers hoe de Rijksoverheid werkt en hoe inkopen binnen de Rijksoverheid er precies aan toe gaat. Met deze stevige basisopleiding hebben wij een mooie start gemaakt met het inkoopcurriculum, maar dit is slechts het begin. We willen doorlopend relevante opleidingen ontwikkelen en uitrollen.”

Wat is hiervoor de beste aanpak?
Ellen: “Om RIO1 naar een state-of-the-art niveau te tillen, heeft ons projectteam ingezet op een professionaliseringsslag. Hierin hebben we middels het onderwijskundig proces een systeem bedacht waarin wij de kwaliteit waarborgen. Dat wil zeggen dat wij docenten structureel opleiden, lesmaterialen aanpassen naar aanleiding van nieuwe inzichten en leermanagement systeem steeds optimaliseren. We hebben daarnaast een divers palet aan leermiddelen geïntroduceerd. Behalve e-learnings of animaties hebben we een eigen Spotify kanaal waarin verschillende door ons gemaakte podcasts te vinden zijn. Zo is er voor ieder wat wils én het is interessant om op een innovatieve manier met leren bezig te zijn.”

“Natuurlijk zijn er ook uitdagingen”, vertelt Anouk. “We hebben nu een kwalitatieve opleiding opgezet en uitgerold, maar hoe bereik je de gewenste deelnemersaantallen? En hoe kun je de communicatie zo inrichten dat de doelgroep -van +- 1600 medewerkers- de opleiding daadwerkelijk gaan volgen? Een andere belangrijke vraag is: welke behoefte leeft er binnen de inkoopkolom? En welke opleidingen zouden hier eventueel voor aangeboden kunnen worden? Het structureel monitoren van deze behoefte doen wij middels een governance waarin de Stuurgroep aan het hoofd staat en gevoed wordt door een curriculum commissie. Ik neem zelf deel aan de stuurgroep om de behoefte van de inkoopkolom structureel te kunnen vertalen in het opleidingsaanbod.”

Wanneer is een opleiding geslaagd?
Ellen: “Onze opleidingen hebben als doel om een kwalitatieve impuls te geven aan de inkoopkolom. We vinden het belangrijk dat de theorie en praktijk hierin hand in hand gaan: de deelnemers moeten het geleerde direct in de praktijk toe kunnen passen. Op deze manier kunnen wij state-of-the-art kennis van onderaf in de organisatie krijgen waardoor bottum-up een kwaliteitsimpuls wordt gecreëerd.”

Wat is jullie succesformule?
Ellen: “Alles wat we doen is volledig doordacht geënt op een wetenschappelijk gestaafd onderwijskundig proces, waardoor de opleiding staat als huis. Ik ben er trots op dat ons team de inhoud gezamenlijk ontwerpt, ontwikkelt en vervolgens uitvoert. Eveline, Caroline en ik zijn een complementair team, we vullen elkaar goed aan op het gebied van competenties, persoonlijkheden en vaardigheden. Onze collega Beau, projectleider opleidingen, is eigenlijk ons vierde teamlid. Hij heeft een groot deel van de ontwikkelingen voor de RIO1 met ons gemaakt.”

Anouk vult aan: “Ik vind het knap dat jullie de rode draad van de opleiding en de kwaliteit zo goed bewaken. Zo is er tijdens de lesdagen altijd een procesbegeleider aanwezig, die de kwaliteit monitort. Ook is er een online logboek ingericht, waarin de docenten elkaar op de hoogte houden. Het lesmateriaal wordt geregeld bekeken en geactualiseerd middels een kwaliteitsmanagementscyclus. Alles is zelf opgezet en bedacht door het projectteam en dat is iets om trots op te zijn.”

Hoe zien jullie de rol van Caroline?
Ellen: “Eigenlijk is Caroline onze onderwijskundige encyclopedie: in het begin belde ik wel drie uur per dag met haar. We hebben op onderwijskundig gebied al zoveel geleerd. Niet alleen didactisch en pedagogisch, maar ook over de inrichting van een onderwijskundig sterk team dat in staat is continu de behoefte van de opdrachtgeving door te vertalen in gedegen opleidingsaanbod. Wij zijn als team inkoopopleidingen inmiddels in staat om -onder begeleiding van Caroline- een onderwijskundige doorvertaling maken van de inhoud.”

Anouk: “Ook op het gebied van kwaliteitsmanagement is de inbreng van Caroline belangrijk. De inrichting van een team dat in staat is kwaliteit te monitoren met daarbij alle hulmiddelen die zij daarvoor nodig hebben is inmiddels gerealiseerd. Daarnaast wordt op dit moment ook gewerkt aan het ontwikkelen van instaptoetsen en het uitvoeren van effectmetingen. Door dit soort initiatieven krijg je nog meer inzicht en controle op het kwaliteitsniveau van de opleidingen.”