Een crisis managen? Dat leer je door te oefenen!

In 3 maanden tijd een oefenweek voor de crisisorganisatie van Alliander organiseren, klinkt als een mooie en uitdagende opdracht en dat was het ook! In deze blog lees je over mijn aanpak en overwegingen.

Wat is het doel van de oefenweek?
Het doel van de oefenweek is om crisisfunctionarissen voor te bereiden op een crisis. Door te oefenen en te ervaren wat er op de crisisfunctionaris af komt is Alliander beter voorbereid op het moment dat er echt iets gebeurt. Het hele jaar door zijn er oefeningen voor specifieke teams/functies, maar tijdens oefenweek komt alles samen. Aan de hand van een ‘groot’ scenario werken verschillende crisisteams samen om de crisis op te lossen.

Binnen 3 maanden alles voor elkaar krijgen? Dat ging me niet in mijn eentje lukken. Daarom heb ik een klankbordgroep opgestart met inhoudelijk experts van de verschillende crisisteams/gebieden van Alliander. De klankbordgroep gaf feedback op het scenario en ik kon er mijn ideeën over de opzet van de oefening toetsen.

Voor de opzet van oefening hebben we ervoor gekozen om elk crisisteam apart te oefenen. Zo is er voldoende aandacht voor elke deelnemer en rol. Om deelnemers een leerzame en realistische oefening te creëren hebben we gewerkt met: tegenspelers, een coördinator tegenspel, waarnemers, een algemeen waarnemer en een oefenleider.

De grote lijnen van het scenario stonden vast: een black out! In heel Noord Holland zaten 1,4 miljoen aansluitingen zonder stroom! Hoe los je dat op? De invulling van deelnemers konden we niet vooraf inschatten. Daarom hebben we tegenspelers geselecteerd voor iedere oefening. Het tegenspel vulde de kaders van het scenario en speelde in op besluiten en acties die tijdens de oefening werden genomen. Dit werd begeleid door een coördinator tegenspel vanuit de response cel (een aparte ruimte).

De oefening wordt gefaciliteerd om van te leren. De aandacht voor het leerproces hebben we geborgd door waarnemers (met dezelfde functie als de deelnemers) aan te wijzen. De waarnemers observeren de deelnemer tijdens de oefening en geven de deelnemers feedback op hun manier van handelen. Daarnaast was er een algemeen waarnemer die het proces van het team observeerde.

In 4 dagen tijd hebben er 6 teams geoefend en waren er ongeveer 100 mensen betrokken tijdens de oefenweek in de rol van deelnemer, waarnemer of tegenspeler. Tijdens de oefeningen ging er veel goed en daar waar het minder ging werd het uitgebreid nabesproken. Juist dat maakte het een succesvolle oefening: het kon eigenlijk niet fout gaan want het ergste dat er gebeurt is dat je er van leert.