Randvoorwaarden projectsucces

Het opzetten van goede randvoorwaarden bij een project is zeer belangrijk voor projectsucces. Het is bewezen dat dit net zoveel of zelfs meer invloed kan hebben in vergelijking met het borgen van goede processen of het hebben van accurate informatie. Wanneer heb jij al je randvoorwaarden voor het laatst gecontroleerd om te sturen op een succesvol project? Een PMO’er kan je helpen als onafhankelijke ondersteuner om een kritische beoordeling te doen of deze randvoorwaarden er zijn en te adviseren in stappen om gebreken op te lossen.

Onze helden weten als geen ander dat het hard werken is in een project. Het continu zorgen dat deadlines gehaald worden, de stakeholders en het team het vertrouwen niet verliezen en dat er daadwerkelijk wordt opgeleverd wat is afgesproken. De projectmanager kan er maar wat druk mee zijn om het hele team effectief te laten opleveren en met het implementeren van de oplossing. Het is de weg naar projectsucces. Dat klinkt mooi, maar wat is dat nu eigenlijk? Volgens onze helden is projectsucces het leveren van een product of service aan een ontvanger waar alle betrokken partijen bij gebaat zijn. Om dit te kunnen leveren, is goed projectmanagement van belang waarbij alle randvoorwaarden die nodig zijn voor projectsucces worden geborgd. Onze superhelden zorgen hiervoor.

Wat zijn nu een randvoorwaarden? Randvoorwaarden zijn de eisen waaraan moet worden voldaan om een specifiek proces te kunnen laten plaatsvinden. In ons geval gaat het vaak over meer dan alleen de processen die een organisatie inricht om projecten, programma’s en portfolio’s voorspelbaar uit te voeren.

Onze superhelden vinden dat echter niet genoeg. Projectsucces zit niet in voorspelbaarheid alleen maar in nog veel meer zaken. Onze superhelden kunnen vanuit hun “helicopterview” scherp zicht houden op alles wat er speelt binnen een project en daarmee inspelen op alle randvoorwaarden die wel en niet goed gaan.

Hier volgt een aantal voorbeelden waar onze superhelden in de praktijk tegenaan lopen:

Vertrouwen: is er voldoende vertrouwen in het eindresultaat waar naar toe gewerkt wordt? Werkt het team samen op basis van vertrouwen en hebben de klanten vertrouwen in het projectteam? Onze PMO-helden zijn in staat om te zorgen dat als ergens het vertrouwen ontbreekt, verschillende acties op te starten om dit te herstellen of te verbeteren. Zij faciliteren in workshops, begeleiden teams en bewaken continu de voortgang hiervan.

Projectinformatie: om projectsucces te behalen, is het van belang dat er goed gestuurd kan worden op een project. De informatie die wordt gepresenteerd en gecommuniceerd door een project is dan ook de sleutel voor de stuurgroep om effectief op projectsucces te sturen. De PMO-superheld zorgt voor duidelijke, transparante en accurate informatie die de stuurgroep helpt om goede keuzes te maken en een projectleider ondersteunt in het opzetten van controlemechanismes.

Verbonden en betrokken stakeholders: veel projecten hebben de weg naar projectsucces uiteindelijk niet afgelopen omdat stakeholders onvoldoende hebben bijgedragen aan het projectresultaat. Zij het via het leveren van resources, het meenemen van hun organisatie of talloze andere redenen. Zonder goede verbondenheid en betrokkenheid van stakeholders is projectsucces lastig te behalen. De PMO-superheld kan samen met het projectteam en de stakeholders inzichtelijk maken wat er nodig is om de verbondenheid en betrokkenheid te verbeteren en de acties daarop opvolgen en/of uitvoeren.

Goede governance structuur en sturing: het klinkt als een open deur voor elke projectprofessional maar het verkrijgen van een goede governance is essentieel voor projectsucces. Zit elke vertegenwoordiging voor een project op de juiste manier en in de juiste rol aan tafel? En zo ja, weet diegene dan ook wat er wordt verwacht van hem of haar? De PMO superheld kan scherpe analyses doen op de governance en de projectleider adviseren over interventies.

Goede procesafspraken: nog een open deur voor de meeste projectprofessionals, maar hoe vaak komt het niet voor dat een projectleider geen tijd heeft om een organisatie te helpen projectmanagementprocessen te veranderen omdat het eigen project alle aandacht nodig heeft om succesvol te worden? De PMO superhelden staan continu in verbinding met alle partijen in een organisatie en kunnen samen afstemmen wat de beste processen zijn die voor een organisatie breed werken. Zij zijn in staat om deze processen te implementeren en te beheren zodat er duidelijkheid en rust ontstaat voor eenieder die een project probeert te realiseren.

Heldere communicatie: zoals dit overal opgaat, is dat niet anders voor een project. Een overduidelijke randvoorwaarde voor succes. De PMO superheld kan voor een project een duidelijk communicatieplan maken samen met leden uit het projectteam. Zo weet ieder wat er aan komt en wanneer en vooral hoe ieder daarmee ook bij kan dragen aan het succes.

Duidelijk beschreven en vastgelegde afspraken: of het nu gaat om scope, plannen, besluiten, acties, budgetten, manier van werken, etc. Een goede vastlegging van al deze informatie vanaf de baseline en de veranderingen daarop zorgen uiteindelijk dat een projectteam effectief kan werken en daarmee succesvol wordt. De PMO superheld draait de hand niet om voor goede vastlegging van alles wat er in het project is beschreven en afgesproken. Zij zorgen dat te alle tijde iedereen hierop terug kan vallen.

Er zijn nog veel meer randvoorwaarden die effect hebben op het behalen van projectsucces en de PMO superhelden van vandaag maken het graag inzichtelijk voor project, programma en portfolio. De teams die met ziel en zaligheid werken aan het opleveren van iets waardevols kunnen altijd terugvallen op de steun van hun PMO superheld om de randvoorwaarden van projectsucces continu in de gaten te houden en te zorgen dat deze zijn geborgd samen met de projectleider.