"Focus op de eindgebruiker en werk datagedreven" – GS1

Ryan Ramdien van Data Talents staat bekend als ‘digital problemsolver’. Vanuit deze rol ging hij aan de slag bij de wereldwijde non-profit organisatie GS1, uitvinder van de barcode. “Samen met de CIO en een afdelingsmanager ben ik aan de slag gegaan met een stukje digital business transformation. We hebben op basis van een lang uitstaande business wens met een low-code tool de eindgebruikers de mogelijkheid gegeven eigen maatwerk software te ontwikkelen.”

Kun je ons meer vertellen over GS1?
“Zeker. GS1 is het resultaat van de fusie van een Amerikaanse en Europese stichting, die sinds de jaren '70 werkten aan het standaardiseren van processen in de keten. In de jaren ‘70 hebben zij de barcode uitgevonden en inmiddels zijn ze wereldwijd de de facto standaard van productregistraties. Ze verwerken als non-profit databroker wel 10 tot 20.000 nieuwe productregistraties per dag! Ik ben ingezet in Amstelveen, waar zo’n 70 a 80 man werkt. Het is een platte, informele organisatie waar sociale interactie erg belangrijk is; zo zijn er gratis bootcamps voor de medewerkers en TokoTuesdays, WokWednesdays of Friet Fridays voor de gezamenlijke lunch.”

Hoe ben je bij GS1 terecht gekomen?
“Ik ken de CIO van een vorige baan en we zagen elkaar sindsdien wekelijks bij het squashen, waarbij we regelmatig aan het brainstormen waren over de mogelijkheden op het gebied van datawarehousing en BI. Het was hem niet ontgaan dat ik de laatste jaren veel bezig was met zelfstudie op het gebied van Azure en andere cloud oplossingen van Microsoft waaronder ook non-BI/DWH zaken.”

“Uiteindelijk besloten we om een Proof of Concept op te pakken voor een oplossing om de checks op producten te verbeteren. Wat ons vooral aansprak was de positionering van het platform “User Empowerment via het Low-Code Power Platform”. Met andere woorden: een self-service applicatie ontwikkeling voor niet-IT’ers met een intuïtieve tool die volledig geïntegreerd is met bijvoorbeeld Office 365 en Sharepoint. Voor GS1 was dit vooruitzicht ook interessant, omdat de eindgebruikers daarmee veel procesautomatisering zelf konden gaan oppakken. Zo hoefde er geen dure aanbesteding gedaan te worden of langlopend project doorlopen te worden, waardoor er dus weinig afhankelijkheid was van de drukbezette IT’ers. Dankzij de vooruitstrevende visie van de CIO en de afdelingsmanager hebben we grote stappen gezet richting een moderne, datagedreven werkwijze.”

Wat hield je opdracht precies in?
“Ik ben gestart op 11 november en ben aan de slag gegaan om de registratie van (data)kwaliteitscontrole van de etiketten op levensmiddelen te standaardiseren. Je hebt te maken met bijvoorbeeld informatie als ingrediënten, allergenen en afmetingen, die erg nauw luisteren in verband met o.a. allergieën en de indeling van schappen. Voorheen werden de resultaten van steekproeven en bijbehorende correcties bijgehouden in Excel en CSV/TXT bestanden voor uitwisseling met externe en interne partijen, wat erg foutgevoelig was."

“Binnen twee maanden stond de eerste versie live, waar medewerkers snel en zorgvuldig productregistraties konden invoeren en checken. De grootste winst zat in het bouwen van invoer logica en checks zodat de input fouten significant teruggebracht werden. Hier verloren medewerkers toen de meeste tijd aan. Ook kunnen zij nu met Power BI trendanalyses doen, wat voorheen door het gebrek aan standaardisatie en gestructureerde data opslag erg lastig was.”

Wat waren ondersteunende factoren in het traject?
“De visie van de managers was enorm belangrijk. Zij staan open voor verandering en willen vooruit, waardoor het mogelijk is geweest om out of the box oplossingen te omarmen. Dat we het zo snel voor elkaar kregen kwam enerzijds doordat de afdelingsmanager vanuit een vorige rol al wist waar de applicatie naartoe moest en ook de flexibiliteit om na anderhalve maand het doel en gebruik van de applicatie te herzien. Anderzijds was de visie van de CIO heel waardevol: hij was al vijf jaar bezig met het creëren van een datagedreven cloud-organisatie. Dit betaalde zichzelf uit tijdens de plotselinge intelligente lockdown: alles stond al klaar om op afstand te kunnen werken.”

“Een eyeopener tijdens dit leerproces was het data centric werken: in plaats van alles te willen proppen in een allesomvattende uit de kluiten gewassen applicatie, konden we door de inzet van het Power Platform per rol werken met kleine dedicated applicaties die op dezelfde database werkten. Zo kun je via de database communiceren en ben je niet gebonden aan een app of een te groot, complex systeem.”

Je zit nu op een nieuw project bij de Rabobank, hoe nu verder voor GS1?
“Het uitgangspunt was al vanaf het voorstel dat dit een door eindgebruikers te onderhouden en uit te bouwen oplossing zou zijn. Doordat PowerApps is gefocust op eindgebruikers en makkelijk in gebruik is, hoef je geen diepgaande ICT-kennis te hebben om de invoerschermen en businessrules in applicaties aan te kunnen passen. Inmiddels hebben de medewerkers al twee releases zelf uitgebracht, waar ze grote stappen mee hebben gemaakt. Ik heb voor de overdracht de laatste twee maanden alle veranderingen in de vorm van cursusmateriaal gedocumenteerd, wat heel positieve feedback opleverde. Daarnaast blijf ik als derdelijns support en coach beschikbaar voor de medewerkers van GS1 en adviseer ik gevraagd of ongevraagd over wat er nog meer met de Microsoft-oplossingen mogelijk is, zoals het inzetten van virtual chatbots. Ik volg de ontwikkelingen van data en gerelateerde technologieën op de voet en zal ongetwijfeld tijdens – of beter gezegd: na – het squashen weer op nieuwe toepassingen uitkomen voor GS1.”