Scrummen vanuit huis met collega Martijn Tiemens

Normaal gesproken trappen collega Martijn Tiemens en zijn team de werkdag af vóór een fysiek scrumbord, maar in deze tijden is dat niet mogelijk. Dus wordt er gescrumd vanuit verschillende woonkamers en keukens, wat eigenlijk prima verloopt. “Het is voor veel IT’ers gelukkig gebruikelijk om thuis te werken. In teams die agile werken weet iedereen precies wat er van hen verwacht wordt en wat de deadline van de lopende sprint is. Dat is in dit geval natuurlijk een groot voordeel.”

De thuiswerkplek van Martijn is de werkkamer, terwijl zijn vriendin aan de eettafel van hun huis in Rotterdam zit. “Gezellig naast elkaar werken zit er helaas niet in, want we zijn allebei veel aan de telefoon en aan het beeldbellen. Maar tussendoor halen we koffie voor elkaar en lunchen we samen. Ook strekken we de benen buiten, want je hebt tussendoor wel een break nodig. We hebben trouwens de afspraak dat we aan het einde van de werkdag alle rondslingerende laptops, snoeren en documenten opbergen, om zo werk en privé toch nog een beetje te scheiden.”

Martijn werkt als scrummaster bij Rabobank, waar hij zich bezig houdt met projecten rondom de aanpak van fraudepraktijken. “Zonder teveel in detail te treden -fraudebestrijding behelst natuurlijk gevoelige informatie- kan Business Intelligence veel betekenen in signaleringen van bijvoorbeeld witwaspraktijken of terrorisme. Onze ontwikkelteams bouwen bijvoorbeeld detectie-applicaties, we zetten speciale slimme robots in die functioneren als virtuele medewerkers en verbeteren én versnellen hiermee processen.”

Wat zijn rol als scrummaster precies inhoudt? “Eigenlijk faciliteer ik het hele proces van de opstart, tot de evaluatie van projecten, waarin ik alle disciplines aan tafel heb” legt Martijn uit. “Bij een project dat zo belangrijk is voor de organisatie en waar veel mensen aan werken, heb je veel stakeholders. Dat is als scrummaster best een uitdaging, want je moet een brede blik hebben en iedereen aangehaakt houden. Juist om die reden is de scrummethodiek een ideale manier van werken.”

Martijn vervolgt: “Bij scrum werk je met daily stand-ups maar ook met andere vaste bijeenkomsten. Zoals de sprintplanning, retrospective en sprintreview. Die houden wij gewoon aan zoals we dat deden, met een sprint van veertien dagen. Wat lastig is aan het thuiswerken is het échte contactmoment. Je wilt graag weten hoe het met jouw collega’s gaat: hoe zitten ze in hun energie, wat denken ze dat er beter kan? Dat bespreek je normaal gesproken bij het koffiezetapparaat en dat mis je nu. Op afstand is dat natuurlijk ingewikkeld.”

Op deze manier scrummen is uiteindelijk tóch minder prettig. Digitaal mis je snel de ‘temperature in the room’. “Dit is meteen ook een uitdaging voor mij.” Martijn legt uit dat wanneer je met z’n allen inbelt en je zaken bespreekt het soms niet duidelijk is hoe teamleden ergens in staan. Wat iemand écht voelt of denkt is digitaal toch minder makkelijk aan te voelen. Daarom belt Martijn veel individueel met zijn teamleden. Door intensief contact te houden kan hij goed aanvoelen hoe het met hen gaat en wat zij echt denken en voelen.

Wat Martijn ook geregeld doet is bellen met andere scrummasters. “Het is interessant om te horen hoe zij hun rol nu invullen. We delen ‘best practices’ en geven elkaar tips voor handige nieuwe tools. Zo ontdekte ik onlangs ‘PlanIT poker’, waarbij je de kaartset die je gebruikt in de voorbereiding van de sprintplanning vervangt door een tool waarbij je dit op afstand kunt doen.”

‘’Wat grappig is om te merken’’, vervolgd Martijn “is dat ik niet echt het idee heb dat we nu in het geheel minder productief zijn. Wat deze crisis veroorzaakt heeft, is dat iedereen geforceerd thuis moet werken. Je merkt ook dat, wanneer je goede intenties hebt, dit best te doen is! Bovendien scheelt het een hoop tijd wanneer je niet hoeft te reizen. Dat is zeker een voordeel! Dus wat opleveren kan het óók! Wel helpt het als je als team al langer goed samenwerkt.

Er start nu bij een van de andere teams een nieuwe medewerker. Dat is wel lastig. Hoe raakt iemand up-to-speed die net start in een nieuw team en organisatie? Maar je ziet dat ook hier weer dingen voor bedacht worden. Zo heeft zij nu met al haar nieuwe teamleden een video-kennismaking in MS Teams.

Zo goed als het echt fysiek samenwerken is waarschijnlijk niet haalbaar. Er kan dan wel productiever gewerkt worden, maar de kwaliteit van het werk is niet het zelfde. Niet van het individu maar van het team als geheel.’’ geeft Martijn aan. Dit heeft alles te maken met het feit dat je toch op afstand inlevert op samenhorigheid, teamgevoel en collegialiteit. Dit is echt een beperkende factor. “Maar we kunnen hier met z’n allen wel beter in worden. Ik merk dat als er vanuit de organisatie veel vertrouwen is je die ruimte krijgt. Dat is erg prettig werken. We moeten het uiteindelijk ook met z’n allen doen.”